Условия использования системы Workplace

Обновление: [март 2021 года]

Вы получили приглашение в систему Workplace — информационную платформу для делового сотрудничества, принадлежащую компании Facebook. Платформа предоставляется компанией GSK для упрощения коммуникации и совместной работы штатных и внештатных сотрудников и отдельных сторонних организаций.

Пользователи системы Workplace могут присоединяться к актуальным для них группам, читать новости в ленте, делиться информацией с коллегами и членами команды в режиме реального времени, а также сотрудничать с людьми из отдельных сторонних организаций в группах для сотрудников нескольких компаний.

Несмотря на то, что система Workplace похожа на Facebook, который многие из нас используют в личной жизни, учетные записи пользователей Workplace сильно отличаются. Как объясняется в уведомлении о конфиденциальности GSK, компания GSK предоставит Facebook ваши персональные данные, необходимые для создания учетной записи и профиля пользователя Workplace. Вы, в свою очередь, можете изменять профиль и предоставлять дополнительную информацию, включая персональные данные.

Для создания групп с более чем 250 участниками необходимо предварительно получить формальное разрешение команды коммуникаций. Это необходимо, чтобы система GSK Workplace оставалась эффективным каналом коммуникации, и чтобы предотвратить излишнее дублирование глобальной информации.

GSK оставляет за собой право без уведомления закрывать группы, которые нарушают это правило или наши Условия использования.

Любую информацию, опубликованную в системе Workplace, смогут увидеть сотрудники компании GSK и другие пользователи системы Workplace. Используя Workplace, создавая материалы или отвечая на публикации, придерживайтесь следующих принципов:

1. Правильное документирование. Ваши сообщения должны исключать недопонимание и демонстрировать, что вы думаете и действуете с соблюдением этических норм. Дополнительные рекомендации см. в принципах правильного документирования на сайте Connect GSK или в статье Правильное документирование на Workplace (Write Right in Workplace)

2. Будьте осторожны. Публикуемую в системе Workplace информацию следует считать служебной информацией для третьих лиц, которая по своей сути может быть конфиденциальной. Помните, что ее могут увидеть третьи лица. Не публикуйте и не передавайте критически важную и секретную информацию GSK (Critical and Sensitive Information, CSI), ссылки из неизвестных или ненадежных источников, которые могут представлять угрозу GSK, а также материалы, содержащие или раскрывающие ваши конфиденциальные персональные данные.

3. Будьте благоразумны. Руководствуйтесь ценностями и стандартами GSK (Values and Expectations), а также соблюдайте политики компании, процедуры и действующие законы. В коммуникациях по корпоративным каналам мы должны быть осмотрительны, поскольку наши сообщения и действия могут рассматриваться как выражение позиции GSK. Не публикуйте и не передавайте содержимое, защищенное адвокатской тайной, и помните, что это бизнес-платформа.

4. Будьте законопослушны. Публикуйте и передавайте только содержимое, которое вам принадлежит или на которое вы имеете необходимые лицензии, права или разрешения автора на публикацию (включая изображения, аудио- и видеоклипы). Если вы создали аудио- или видеоклип, передавайте его только в том случае, если у вас есть право на использование изображений, голоса, характерных высказываний и образа известных личностей. Если вы в этом не уверены, рекомендуем не публиковать клип.

5. Будьте вежливы. Будьте профессиональны и проявляйте уважение к другим. Размещать оскорбляющее, унижающее, притесняющее, дискриминационное и иное ненадлежащее содержимое, которое нарушает политики GSK или местные законы и нормы, запрещено. Кроме того, запрещено публиковать в канале спам, повторяющиеся, неуместные сообщение или слишком большое количество сообщений. Помните: то, что вы публикуете или передаете, могут видеть пользователи из самых разных стран мира.

6. Будьте внимательны. Сохраняйте опубликованное вами в системе Workplace содержимое, на которое распространяется действие уведомления о сохранении. Если у вас есть вопросы по поводу сохранения информации, обращайтесь к IGKay или сотруднику юридического отдела по адресу LEGAL Preservation-Notice-Questions.

Обратите внимание, что содержимое Workplace похоже на содержимое других типов (например, презентации или памятки), которое вы можете создавать в процессе работы. В связи с этим материалы, которые вы создаете и публикуете в системе Workplace, являются собственностью GSK, могут оставаться в системе и резервных копиях Workplace и могут быть доступными даже после деактивации или прекращения действия вашей учетной записи. Компания GSK отслеживает активность пользователей в системе Workplace, включая личные чаты и секретные группы, чтобы защищать информацию GSK и обеспечивать соответствие политикам GSK, применимому законодательству и правилам использования платформы, а также чтобы отвечать на комментарии, выявлять и удовлетворять потребности. 

Используя Workplace, вы соглашаетесь следовать всем применимым политикам GSK и соблюдать договоренности с GSK, эти условия использования системы Workplace GSK (GSK Workplace Terms of Use) (включая уведомление о конфиденциальности GSK) и политику конфиденциальности Workplace Facebook (Facebook's Workplace Privacy Policy)политику приемлемого использования (Acceptable Use Policy) и политику в отношении файлов cookie (Cookies Policy). С вопросами, касающимися применения политик GSK к системе Workplace, обращайтесь к своему руководителю или в отдел кадров.

Компания GSK может без предварительного уведомления удалять из Workplace содержимое, которое сочтет оскорбительным, неуместным или нарушающим эти Условия использования. GSK может изменять эти Условия использования в любое время и может опубликовать уведомление о значимых изменениях. Продолжая использовать систему Workplace, вы подтверждаете согласие с этими Условиями и любыми их изменениями.

GSK может без предварительного уведомления приостановить доступ пользователей к системе Workplace и настроить модерацию групп, чтобы предотвратить или прекратить нарушение Условий использования.

GSK оставляет за собой право прекратить поддержку Workplace или изменять эти рекомендации в любое время и без предварительного уведомления.

О ненадлежащих публикациях или ненадлежащем использовании Workplace будет сообщено в соответствующий отдел, и к вам могут быть применены дисциплинарные меры, вплоть до увольнения.

Пользователи Workplace должны сообщать модератору о неправомерном использовании этого сайта и/или о неуместных или сомнительных объявлениях. Кроме того, пользователи могут обратиться к своему руководителю, в отдел кадров или на горячую линию программы Speak up GSK (анонимно).

1. Щелкните значок *** или стрелку вниз в правом верхнем углу сообщения, комментария, группы или чата (при просмотре начальной страницы системы на компьютере), чтобы открыть раскрывающийся список.

2. Выберите Report Post (Пожаловаться на сообщение), укажите, почему вы не хотите видеть его в системе Workplace, а затем нажмите кнопку Continue (Продолжить).

Компания GSK настоятельно просит сообщать обо всех случаях недопустимого поведения, возможных нарушениях кодекса поведения и других политик и процедур компании, а также о предполагаемых нарушениях закона и нормативных требований. Если вы заметите что-либо подозрительное, сообщите об этом (say something). В GSK мы готовы вас выслушать. Как указано выше, вы можете обратиться для этого к своему руководителю, в отдел кадров, нормативно-правового соответствия, юридический отдел или на горячую линию программы Speak up.

Координирование с процессами отделов трудовых и производственных отношений

GSK предлагает сотрудникам множество форумов и ресурсов, чтобы формально или неформально сообщить о проблемах и опасениях, связанных с трудоустройством, а также обсудить с Компанией условия сотрудничества или предлагаемые изменения. К ним, помимо прочего, относятся наши информационные и консультационные форумы, функциональное подразделение отдела кадров, ответственное за трудовые отношения, обработку жалоб и информации о потенциальных нарушениях политики, советы предприятий, профсоюзы и признанные представители сотрудников, а также различные каналы Speak Up. Эти форумы действуют согласно местному законодательству и/или соглашению с представителями сотрудников в соответствии со своим назначением. Например, они обеспечивают оценку благонадежности, прозрачность или конфиденциальность (по необходимости) всем участникам процесса.

В то же время система Workplace разработана как канал для предоставления информации широкому кругу сотрудников Компании. Безусловно, в ней также уместны вопросы, опасения или отзывы от сотрудников. Тем не менее, система Workplace не является форумом или каналом для решения формальных или неформальных вопросов, связанных с трудоустройством, и Компания не рассматривает систему как такой форум или канал.

Если сотрудник поднимет на Workplace вопрос, который уместно решать на других ресурсах, Компания предпримет все необходимые меры, чтобы решить его согласно нашим стандартным процессам. В зависимости от характера размещенных на Workplace данных, меры также могут включать удаление неуместных публикаций или информации, например имен сотрудников, персональных данных, повторяющейся информации, адресованной отдельным пользователям, а также информации не по теме канала или публикации. Кроме того, мы можем переместить публикацию в тот канал Workplace, где его смогут прочитать заинтересованные или затронутые люди, например канал страны, бизнес-подразделения или тематический канал.

И наконец, если проблему решили согласно применимым процессам, например провели консультацию или разрешили жалобу, и решение сообщили людям, которых оно затрагивает, или, если применимо, их представителям, Компания может по своему усмотрению удалять последующие или повторные публикации по теме.

Уведомление о конфиденциальности Workplace GSK

Последнее обновление: [декабрь 2020 г.]

Компания GSK со всей ответственностью относится к защите ваших персональных данных. Компания GSK обрабатывает, собирает, использует и раскрывает персональные данные, идентифицирующих вас как пользователя Workplace, описанным далее образом:

1. Какие персональные данные о вас собирает компания GSK?

Для создания вашей учетной записи и профиля пользователя в системе Workplace компания GSK будет обрабатывать следующую информацию о вас:

• основную информацию, такую как имя (включая префикс имени или обращение), идентификатор MUDID;

• служебную контактную информацию, такую как рабочий адрес электронной почты, рабочий телефон;

• служебные сведения, такие как профессия/должность/роль, расположение офиса (включая страну), сведения о непосредственном руководителе, отдел и подразделение. Компания GSK также получает ваше имя пользователя и корпоративный адрес электронной почты от местного филиала GSK или связанной организации, когда идентифицирует вас как пользователя или когда вы переходите на платформу.Когда вы используете Workplace, компания GSK также обрабатывает следующую информацию:

Когда вы используете Workplace, компания GSK также обрабатывает следующую информацию:

• (i) технические данные, такие как: (а) информация об устройстве, которое используется для взаимодействия с Workplace (включая уникальный идентификатор устройства, модель оборудования, операционную систему и версию, а также информацию о сети мобильной связи), и (б) информация о вашем посещении системы Workplace (включая тип браузера и операционной системы, время доступа, просмотренные страницы, адреса URL, по которым вы перешли, ваш IP-адрес и страница, которую вы посетили перед входом в Workplace); а также

• (ii) прочая информация, которую вы предоставляете, когда используете систему Workplace, регистрируете учетную запись, заполняете или обновляете профиль, создаете или передаете содержимое, публикуете сведения или высказываете мнение, реагируете на публикации других пользователей (такие как посещения мероприятий, фотографии и видеозаписи, контактная информация, мнения и реакции). Кроме того, может обрабатываться информация и метаданные в самом содержимом, например место фотосъемки (данные геолокации) или дата создания файла.

Обратите внимание: решение об изменении профиля в системе Workplace и предоставлении дополнительной информации, включая любые персональные данные, принимаете исключительно вы. По желанию вы можете такие данные не предоставлять. Не распространяйте конфиденциальные персональные данные в системе Workplace.

Обратите внимание, что мы также обрабатываем содержимое, сообщения и информацию, которую предоставляют в Workplace другие люди. Эти сведения могут включать информацию о вас, например, если другие пользователи отправляют вам содержимое или предоставляют к нему доступ, комментируют вашу фотографию или видео, отправляют вам сообщение, передают, синхронизируют или импортируют вашу контактную информацию.

2. Как компания GSK получает персональные данные?

Компания GSK собирает ваши персональные данные путем мониторинга своих технологических инструментов и служб, включая систему Workplace. В остальных случаях компания GSK собирает ваши персональные данные, когда вы предоставляете их нам, например когда изменяете свой профиль пользователя и добавляете в него информацию, когда обращаетесь к нам, администраторам или в службу Facebook за поддержкой, когда отправляете информацию, делаете публикации, комментируете, ставите отметку «Мне нравится» или используете смайлики.

Компания GSK может получать ваши контактные данные от других людей, например от вашего работодателя или из вашей компании, если внештатный сотрудник.

Обратите внимание: когда вы используете систему Workplace, Facebook собирает и использует определенную информацию об использовании и функциональную информацию (например, IP-адреса, тип браузера и операционной системы, идентификационные номера устройства) о том, как пользователи взаимодействуют с системой Workplace. Информация собирается с помощью файлов cookie, пиксельных тегов, локальных объектов хранения и подобных технологий при предоставлении Workplace. Дополнительные сведения см. в политике конфиденциальности Workplace (Workplace Privacy Policy)политике приемлемого использования (Acceptable Use Policy) и политике в отношении файлов cookie (Cookies Policy). Эти действия регулируются политиками Facebook.

3. Как компания GSK использует персональные данные?

Компания использует GSK ваши персональные данные, чтобы:

• аутентифицировать вас, когда вы получаете доступ к Workplace (для этого компания GSK создаст для вас учетную запись на платформе Workplace;

• создать вам учетную запись Workplace и профиль пользователя;

• упростить передачу информации;

• предоставить вам доступ к технологиям, которые могут быть необходимы для активации и использования системы Workplace;

• обрабатывать ваши запросы или вопросы, а также отвечать на них;

• проверять или анализировать данные (тенденции и аналитика о ваших действиях);

• помогать нам улучшать систему Workplace и другие внутренние службы взаимодействия и совместной работы GSK; помогать нам понять принцип использования Workplace и оптимизировать внедрение этой системы;

• собирать статистические данные, аналитику, тенденции и другие обобщенные данные, полученные в результате использования вами системы Workplace, в форме, которая не идентифицирует вас напрямую или косвенно, для оценки настроения сотрудников и улучшения системы Workplace и других внутренних служб взаимодействия и совместной работы GSK (компания Facebook также может использовать эти обобщенные данные для улучшения, поддержки и эксплуатации системы Workplace и других продуктов и услуг Facebook и ее группы компаний, а также для создания и распространения отчетов, касающихся использования подобных продуктов и услуг);

• соблюдать договорные и юридические обязательства, включая обязательства касательно хранения содержимого, которое было опубликовано в системе Workplace и регламентируется уведомлением о сохранении информации (если у вас есть вопросы, обращайтесь к сотруднику юридического отдела по адресу Preservation-Notice-Questions@gsk.com);

• отслеживать использование системы Workplace, чтобы гарантировать соответствие политикам GSK и применимому законодательству;

• передавать ваши персональные данные, как указано в данном уведомлении о конфиденциальности;

• предоставлять внутренние анонсы о функциях и возможностях, связанных с системой Workplace;

• в той мере, в какой это необходимо для предоставления вам системы Workplace, ее поддержки и усовершенствования, компании GSK и Facebook могут копировать, сохранять, передавать, изменять, отображать, использовать загруженную в систему Workplace информацию, которая может содержать персональные данные, а также создавать на ее основе производные продукты;

• создавать и поддерживать резервные копии.

4. На каком основании компания GSK использует персональные данные?

Компания GSK использует ваши персональные данные на следующем основании:

• в законных интересах компании GSK, например чтобы помочь GSK использовать и улучшать наши каналы коммуникации и сделать коммуникацию с вами более релевантной, персонализированной и эффективной;

• чтобы соблюдать определенные юридические и нормативные обязательства GSK;

• по вашему согласию, если этого требует местное законодательство.

Если этого требует местное законодательство, соглашаясь с этими Условиями использования и используя Workplace, вы явным образом даете согласие на обработку персональных данных, отправляемых вами в систему Workplace и обрабатываемых в ней, а также на передачу своих персональных данных за пределы страны проживания, как указано в Условиях использования и в этом уведомлении о конфиденциальности.

5. Как долго компания GSK хранит ваши персональные данные?

Компания GSK будет хранить ваши персональные данные в течение периода, необходимого для выполнения описанных выше задач. Кроме того, компания GSK будет хранить ваши персональные данные, если мы должны делать это в связи с судебным процессом или расследованием, касающимся GSK. Уведомления о хранении применяются в системе Workplace и имеют большую силу, чем график хранения.

6. Кому компания GSK передает персональные данные?

Компания GSK предоставляет ваши персональные данные членам группы компаний GSK и следующим третьим сторонам: (i) компании Facebook Ireland Limited и группе ассоциированных с ней компаний (филиалов Facebook), включая семейство компаний Facebook (список этих компаний время от времени изменяется), которые работают с GSK над разработкой и постоянным совершенствованием системы Workplace; (ii) договорным поставщикам GSK, предоставляющим соответствующие услуги, такие как хранение данных, и поставщикам систем; (iii) нашим профессиональным консультантам и аудиторам; и (iv) при необходимости — регламентирующим органам, органам государственного управления и правоохранительным органам.

Список наших аффилированных лиц и их местонахождение см. по этой ссылке.

7. Передача ваших персональных данных за пределы страны проживания

Компания GSK передает ваши персональные данные за пределы страны проживания в соответствии с целями, указанными в этом уведомлении о конфиденциальности. Эта информация может передаваться в страны с дополнительными требованиями к защите персональных данных. Кроме того, в некоторых из этих стран могут действовать законы о защите данных, отличные от законов, применимых к GSK как к контролеру персональных данных, или не обеспечивающие такую же защиту, как законодательство в вашей стране. К таким странам относятся Сингапур и США.

Компания GSK применяет должные меры по анализу и обеспечению защиты и надежного хранения ваших персональных данных при передаче за пределы вашей страны или Европейской экономической зоны (EEA) в соответствии с применимыми к GSK законами о защите данных и конфиденциальности. В число этих мер входит: (i) заключение соглашений о передаче данных, включающих стандартные положения о защите данных, и (ii) внедрение обязательных корпоративных правил компании GSK. Вы можете найти дополнительную информацию о соглашениях о передаче данных здесь, а дополнительную информацию об обязательных корпоративных правилах компании GSK здесь.

8. Защита персональных данных

Компания GSK использует различные меры и технологии защиты ваших персональных данных от несанкционированного доступа, использования, разглашения, изменения или уничтожения, соответствующих применимым законам о защите данных и конфиденциальности. Компания GSK также управляет содержимым и персональными данными с помощью средств информационной защиты в зависимости от контекста, в соответствии с местными законами и после надлежащей консультации.

9. Ваши права

Вы можете обновлять информацию в своем профиле Workplace и соответствующее содержимое через Интернет и имеете право:

• запрашивать у GSK информацию, связанную с обработкой ваших персональных данных, в том числе запрашивать копии своих персональных данных;

• требовать исправления и/или удаления ваших персональных данных (удаление учетной записи после ее закрытия обычно занимает около 90 дней, однако некоторая информация может оставаться в резервных копиях в течение разумного срока);

• требовать ограничения обработки ваших персональных данных или запретить их обработку;

• требовать получения или передачи в другую организацию (в машиночитаемой форме) персональных данных, которые были предоставлены вами в компанию GSK;

• жаловаться в свой местный надзорный орган, если нарушаются ваши права на защиту персональных данных или если вы пострадали в результате их незаконной обработки.

Вы решаете, сообщать ли нам свои персональные данные или нет. Вы всегда можете отказаться предоставлять их. Если вы запретите обрабатывать ваши персональные данные, GSK будет уважать это решение в соответствии с нашими юридическими обязательствами. Это может означать, что вы уже не сможете воспользоваться системой Workplace. GSK сможет продолжать обрабатывать ваши персональные данные в необходимой степени или другими допустимыми в соответствии с законом способами, например, в связи с нашими обязательствами в отношении правил уведомления о сохранении информации.

Если вы захотите воспользоваться своими правами, обратитесь к нам через местный отдел кадров или с помощью специальных средств, доступных в системе Workplace (например, редактирования информации в профиле).

10. Как компания GSK обновляет это уведомление о конфиденциальности?

Иногда компания GSK обновляет это уведомление о конфиденциальности. Все изменения вступают в силу с момента публикации компанией GSK обновленной версии уведомления о конфиденциальности в системе Workplace. Последняя дата обновления настоящего уведомления о конфиденциальности указана в поле Последнее обновление выше. В случае значительных изменений компания GSK предоставит более заметное уведомление, чтобы сообщить вам о внесенных изменениях.

11. Контакты

Если у вас есть вопросы или просьбы, связанные с обработкой ваших персональных данных, свяжитесь с местным представителем отдела кадров. Если вы заметите ненадлежащее содержимое, вы можете отправить комментарии администратору Workplace через Интернет.

12. Контролер данных

GlaxoSmithKline Services Unlimited, 980 Great West Road, Brentford Middlesex TW8, является контролером ваших персональных данных в системе Workplace. Контактные данные своего специалиста по защите данных см. на этой странице.

Продажи и покупки в системе Workplace

Штатные и внештатные сотрудники GSK могут использовать систему Workplace для продажи новых или бывших в употреблении личных вещей. Выставленные на продажу товары не должны нарушать какие-либо политики и рекомендации компании или законы страны. В системе Workplace запрещено рекламировать следующие товары, услуги, компании и мероприятия (компания GSK может расширять этот список по своему усмотрению):

• оружие любого вида (включая боеприпасы, ножи, луки, разные изделия военного назначения или военные аксессуары, независимо от их цели и назначения);

• спиртные напитки и ваучеры на них;

• наркотики;

• лекарства (отпускаемые по рецепту или без него);

• продукты питания;

• авиабилеты;

• продажа животных (однако можно публиковать объявления о том, что вы отдаете животных бесплатно);

• контрафакт;

• любые коммерческие предприятия, в частности:

o сетевые компании, или МЛМ, (например, Tupperware, Plexus, Mary Kay, Avon); GSK может удалять рекламу таких компаний, поскольку они могут быть признаны не во всех странах;

o компании, предоставляющие профессиональные услуги (например, услуги врачей, механиков, консультантов, ипотечных агентов, агентов по недвижимости, а также услуги по составлению резюме и разведению животных);

o компании, предоставляющие персональные услуги (например, услуги няни, репетиторство, уборка дома, ландшафтный дизайн, уборка снега);

o компании, занимающиеся продажей товаров, сделанных своими руками (например, фотографий, изделий из дерева, вязаных вещей, поделок, ювелирных изделий);

• коммерческую недвижимость на продажу, в аренду или субаренду (однако можно размещать объявления о продаже, сдаче в аренду или субаренду собственной жилой недвижимости);

• любые сборы средств, спонсируемые не компанией GSK (например, продажу печенья или других товаров для некоммерческих организаций, школ или спортивных команд; сбор средств для политических организаций, религиозных объединений, образовательных учреждений или в личных целях; кампании GoFundMe или другие краудсорсинговые объявления по сбору средств; приглашения на мероприятия по сбору средств или для участия в них;

• объявления или информацию о любых мероприятиях, спонсируемых не компанией GSK (например, концертах, вечеринках, спортивных играх, пикниках, политических и религиозных событиях);

• продажу билетов на мероприятия (например, концерты, вечеринки, спортивные игры, пикники) по завышенным ценам;

• незаконные товары или услуги;

• азартные игры;

• службы знакомств.

Обратите внимание: администратор Workplace не проверяет объявления до их публикации. Компания GSK не несет ответственность за точность информации в объявлениях. Ответственность за проверку качества и стоимости товара перед покупкой несет пользователь Workplace.

Если товар продан или мероприятие прошло, автор объявления должен его удалить.

Объявления, опубликованные более чем 120 дней назад, удаляются. Администратор Workplace оставляет за собой право изменять или удалять объявления в любое время. На сайте действуют ограничения размера изображений. 

GSK не несет ответственности за качество товаров и услуг или финансовые операции между покупателями и продавцами.