Warunki korzystania z platformy Workplace
Aktualizacja: marzec 2024 r.
Otrzymałeś(-aś) zaproszenie do dołączenia do GSK Workplace, platformy współpracy i komunikacji dla pracowników GSK, pracowników kontraktowych oraz wybranych organizacji zewnętrznych. Platforma ta należy do firmy Meta i została zaprojektowana w celu umożliwienia komunikacji, współpracy i tworzenia społeczności w zakresie tematów związanych z naszym celem, strategią i kulturą Ahead Together.
Jako użytkownik Workplace możesz dołączyć do grup powiązanych z Tobą i Twoją rolą, korzystać z kanału wiadomości, aby być na bieżąco, udostępniać i przekazywać informacje współpracownikom w czasie rzeczywistym oraz współpracować z osobami z wybranych organizacji zewnętrznych w grupach obejmujących wiele firm.
Choć platforma Workplace może przypominać media społecznościowe od firmy Meta, z których korzystamy do celów prywatnych, konta Workplace są oddzielone od wszelkich osobistych kont utworzonych na platformie Meta. Jak wskazano w Informacjach o ochronie prywatności GSK, GSK przekaże firmie Meta niektóre dane osobowe w celu utworzenia konta użytkownika i profilu Workplace. Możesz dowolnie zmieniać swój profil użytkownika oraz przesyłać lub dodawać do Workplace dodatkowe informacje, w tym dane osobowe.
W celu zapewnienia efektywności GSK Workplace jako kanału komunikacji i uniknięcia zbędnego powielania informacji utworzenie grupy liczącej ponad 250 osób wymaga formalnego zatwierdzenia przez Zespół ds. Komunikacji.
GSK zastrzega sobie prawo do zamknięcia bez uprzedzenia grup, które nie przestrzegają tej zasady lub zostały utworzone w celu niezgodnym z naszymi warunkami użytkowania, a także tych, które powielają istniejące grupy.
Wszelkie informacje publikowane lub udostępniane na Workplace mogą być widoczne dla innych użytkowników Workplace na całym świecie. Podczas korzystania z Workplace należy zawsze przestrzegać poniższych zasad:
1. Write Right: upewnij się, że publikowane lub udostępniane przez Ciebie treści są etyczne i zgodne z naszymi zasadami Write Right oraz nie stwarzają przestrzeni na nieporozumienia. Aby uzyskać więcej informacji, zapoznaj się z zasadami Write Right w Nucleus (Intranet) lub tym artykułem Write Right in Workplace)
2. Spraw, aby nasza internetowa społeczność GSK tworzyła bezpieczną i inkluzywną przestrzeń: wszyscy jesteśmy częścią społeczności GSK – podobnie jak wielu społeczności poza miejscem pracy – i ważne jest, aby każdy w GSK mógł być sobą. Dotyczy to również możliwości rozmawiania o sprawach, które są dla nas ważne ze względów osobistych i które mają znaczenie dla naszej społeczności oraz firmy GSK.
Wyrażając osobistą opinię na Workplace lub innych kanałach GSK, należy pamiętać o tym, aby stosować się do The Code oraz zasad dotyczących równego i inkluzywnego traktowania pracowników – dzięki temu możemy wspólnie wypełnić nasze zobowiązanie do uczynienia z GSK inkluzywnego i bezpiecznego miejsca pracy, w którym wszyscy mogą się rozwijać.
Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami:
Co robić • Zawsze przestrzegaj naszych zasad Write Right. • Wyrażaj się w sposób zgodny z The Code, postępując właściwie, uczciwie i ostrożnie. • Traktuj współpracowników z życzliwością, zwłaszcza w przypadku tematów, które mogą wywołać silne emocje. • Wyrażaj się z szacunkiem. • Zastanów się dokładnie, w jakiej grupie najlepiej opublikować dany post lub komentarz. Upewnij się, że publikowane treści są odpowiednie dla osób z danej grupy. • Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, zapoznaj się z naszymi zasadami dotyczącymi równego i inkluzywnego traktowania pracowników. |
Czego nie robić • Nie publikuj treści, które mogą sprawić, że inne osoby poczują się niepewnie lub wykluczone z GSK. • Nie kwestionuj prawa innych osób do wyrażania opinii tylko dlatego, że się z nimi nie zgadzasz. • Nie przedstawiaj opinii jako faktów. • Nie publikuj ani nie udostępniaj danych osobowych innych osób, w tym między innymi zdjęć, filmów itp., jeśli nie masz do tego prawa lub upoważnienia. W razie wątpliwości nie publikuj danych osobowych innych osób. |
Jeśli opublikujesz treści lub komentarze, które zdaniem zespołu Workplace Governance mogą naruszać te zasady, może on natychmiast usunąć opublikowane treści bez ostrzeżenia. W stosownych przypadkach zespół skontaktuje się z Tobą, aby doradzić Ci, jak przedstawiać swój punkt widzenia w inny sposób tak, aby można było ponownie opublikować dane treści.
3.Zachowaj bezpieczeństwo: informacje publikowane na platformie Workplace powinny być traktowane jako informacje udostępniane przez firmę, które mogą mieć poufny charakter. Pamiętaj, że mogą one być widoczne dla osób trzecich. Nie publikuj ani nie udostępniaj newralgicznych i wrażliwych informacji – Critical and Sensitive Information (CSI) GSK; nie publikuj też ani nie udostępniaj linków z nieznanych lub niezaufanych źródeł, które mogą stanowić zagrożenie dla GSK. Ze względu na poszanowanie prywatności innych osób należy powstrzymać się od udostępniania zdjęć, filmów lub jakichkolwiek danych osobowych osób, które nie wyraziły na to zgody (np. klientów GSK). Oznaczając w postach osoby z GSK, pamiętaj o ich prywatności i upewnij się, że masz ich zgodę, zwłaszcza jeśli w poście podane są ich dane osobowe lub gdy post nasuwa skojarzenie danej osoby z informacjami, które są traktowane jako wrażliwe, takimi jak orientacja seksualna, poglądy polityczne czy stan zdrowia.
4. Postępuj mądrze: korzystaj z The Code jako przewodnika oraz przestrzegaj zasad i procedur GSK, a także obowiązujących przepisów prawa. Podczas komunikowania się za pośrednictwem kanałów firmowych wszyscy musimy zachować ostrożność i kierować się rozsądkiem, ponieważ to, co mówimy i robimy, może zostać przypisane firmie GSK. Nie publikuj ani nie udostępniaj treści, które mogą być objęte ochroną prawną, i zawsze pamiętaj, że jest to platforma biznesowa.
5. Postępuj uczciwie: publikuj lub udostępniaj treści, które zostały stworzone przez Ciebie albo do których posiadasz niezbędne licencje, prawa bądź pozwolenia na publikację od ich twórcy (w tym obrazy i klipy audio lub wideo). Jeśli tworzysz klipy audio lub wideo, publikuj je tylko wtedy, gdy masz prawo do wykorzystania wizerunku, głosu, wypowiedzi i podobieństwa osób, które w nich występują. W razie wątpliwości nie publikuj treści.
6. Zachowuj się z szacunkiem: postępuj profesjonalnie i z szacunkiem. Nękanie, spamowanie, wielokrotne, zbyt liczne lub nieistotne posty na kanale, zastraszanie, trollowanie, treści dyskryminujące lub nieodpowiednie z innych względów, które naruszają zasady GSK lub lokalne przepisy prawa i regulacje, są zabronione. Pamiętaj, że to, co publikujesz lub udostępniasz, może być widoczne dla odbiorców na całym świecie.
Zwracaj uwagę na to, co publikujesz oraz unikaj spamowania, które nie tylko utrudnia skuteczną komunikację, lecz także negatywnie wpływa na ogólne korzystanie z platformy Workplace. Szanuj czas i energię swoich współpracowników – wspólnie możemy stworzyć środowisko, które ułatwia dzielenie się informacjami oraz zachęca do świadomego zaangażowania i współpracy.
7. Postępuj uważnie: zachowaj treści opublikowane na platformie Workplace, które podlegają obowiązkowi przechowywania dokumentów. Jeśli masz jakieś pytania dotyczące ochrony lub przechowywania dokumentów, odwiedź Service Now Portal, aby skontaktować się z zespołem prawnym. Można tam również znaleźć artykuły z przydatnymi informacjami.
8. Zadbaj o dostępność i markę: wszyscy mamy swój udział w tym, aby firma GSK była inkluzywnym miejscem pracy. Zgodnie z naszym zobowiązaniem do zapewnienia dostępności publikowane treści muszą być dostępne dla wszystkich pracowników GSK. Oznacza to na przykład, że wszystkie filmy publikowane w Workplace muszą zawierać napisy. Platforma Workplace zapewnia rozwiązania techniczne umożliwiające dodawanie napisów. GSK zastrzega sobie prawo do usuwania bez ostrzeżenia wszelkich materiałów wideo, które nie zawierają napisów. Podczas tworzenia postów na platformę Workplace stosuj się do informacji dostępnych w Accessibility Hub, aby upewnić się, że spełniają one nasze wymagania dotyczące dostępności.
Tworzone posty muszą być zgodne z zasadami marki. Zasady te pozwalają nam zachować spójny i jednolity wizerunek marki we wszystkich kanałach komunikacji. Więcej informacji można znaleźć w Brand Hub.
Pamiętaj, że treści publikowane na platformie Workplace przypominają inne treści (takie jak prezentacje lub notatki), które mogą być generowane w trakcie pracy. Treści tworzone i publikowane na Workplace są własnością GSK, mogą być przechowywane na platformie Workplace oraz mogą być tworzone ich kopie zapasowe, a także mogą być dostępne nawet po dezaktywacji lub zamknięciu Twojego konta. GSK monitoruje aktywność na platformie Workplace, w tym prywatne czaty i tajne grupy. Ma to na celu ochronę informacji GSK, zapewnienie zgodności z zasadami GSK i obowiązującymi przepisami prawa, zagwarantowanie właściwego korzystania z platformy oraz reagowanie na komentarze lub wskazane w nich potrzeby.
Korzystając z Workplace, zgadzasz się przestrzegać wszystkich obowiązujących zasad GSK oraz umów zawartych z GSK, a także niniejszych Warunków korzystania z platformy Workplace GSK (w tym Informacji o ochronie prywatności GSK) oraz Polityki prywatności Workplace, Zasad dopuszczalnego użytkowania i Polityki plików cookie. Jeśli masz pytania dotyczące tego, jak zasady GSK mają zastosowanie do Workplace, skontaktuj się ze swoim przełożonym lub działem HR.
GSK może usuwać z Workplace treści obraźliwe, nieodpowiednie lub naruszające niniejsze Warunki korzystania z platformy Workplace bez uprzedniego powiadomienia użytkownika. GSK może aktualizować niniejsze Warunki korzystania z platformy Workplace w dowolnym momencie oraz może publikować powiadomienia o wszelkich istotnych aktualizacjach. Dalsze korzystanie z Workplace oznacza zgodę na niniejsze Warunki i wszelkie aktualizacje.
GSK może również zawiesić dostęp użytkowników do platformy Workplace bez wcześniejszego powiadomienia oraz moderować wszystkie grupy w celu zapobiegania naruszeniom Warunków użytkowania lub powstrzymania takich naruszeń.
GSK zastrzega sobie prawo do wstrzymania działania platformy Workplace oraz edytowania niniejszych Wytycznych dla użytkowników bez uprzedniego powiadomienia oraz w dowolnym momencie.
Zamieszczanie niestosownych postów lub niewłaściwe korzystanie z Workplace zostanie zgłoszone oraz może prowadzić do podjęcia środków dyscyplinarnych, w tym do rozwiązania umowy.
Oczekuje się, że użytkownicy Workplace będą zgłaszać moderatorowi nadużycia na tej stronie i/lub nieodpowiednie lub budzące wątpliwości reklamy. Ewentualnie użytkownicy mogą skontaktować się ze swoim przełożonym, działem HR lub anonimowo za pośrednictwem GSK Speak Up.
Aby zgłosić post, postępuj zgodnie z poniższą krótką instrukcją:
1. Kliknij ikonę *** lub „strzałkę w dół” w prawym górnym rogu postu, komentarza, grupy lub czatu (na ekranie głównym), aby przejść do rozwijanej listy.
2. Wybierz opcję „Report post” (Zgłoś post) i napisz, dlaczego nie chcesz, aby post był widoczny na platformie Workplace, a następnie kliknij Continue (Kontynuuj).
Ponadto GSK zachęca wszystkich do zgłaszania niewłaściwego postępowania, ewentualnych naruszeń The Code lub innych zasad bądź procedur firmy, a także podejrzewanych naruszeń przepisów prawa i regulacji. Jeśli coś zobaczysz lub usłyszysz, powiedz o tym, a GSK chętnie Cię wysłucha. Jak opisano powyżej, istnieje wiele możliwości zgłaszania naruszeń w firmie, m.in. za pośrednictwem przełożonego, działu HR, działu ds. zgodności z przepisami, działu prawnego lub naszych kanałów Speak Up.
Koordynacja procesów dotyczących relacji z pracownikami i relacji branżowych
GSK udostępnia pracownikom wiele forów i zasobów umożliwiających zgłaszanie nieformalnych i formalnych wątpliwości związanych z ich zatrudnieniem oraz komunikowanie się z firmą w sprawie warunków lub proponowanych zmian. Obejmuje to m.in. nasze fora informacyjne i konsultacyjne, nasz zespół ds. relacji z pracownikami w dziale HR zajmujący się skargami i potencjalnymi naruszeniami zasad, rady zakładowe, związki zawodowe oraz uznanych przedstawicieli pracowników, a także różne kanały Speak up. Fora te są ustanowione na mocy lokalnych przepisów i/lub umów z przedstawicielami pracowników i są przystosowane do tego celu. Przykładowo zapewniają one należyte rozpatrywanie spraw, przejrzystość i poufność wszystkim zaangażowanym stronom.
Platforma Workplace została z kolei zaprojektowana tak, aby stanowić szeroki kanał komunikacyjny służący wymianie informacji wewnątrz firmy. Oczywiście może to obejmować pytania, wątpliwości lub opinie pracowników. Platforma Workplace nie służy jednak jako forum ani kanał do rozwiązywania nieformalnych lub formalnych problemów związanych z zatrudnieniem i firma nie będzie jej traktować w ten sposób.
Jeśli pracownik zgłosi na Workplace problem, który powinien zostać skierowany na inne forum, firma podejmie odpowiednie kroki, by problem ten został rozpatrzony w sposób zgodny z naszym standardowym procesem. W zależności od charakteru informacji opublikowanych na platformie Workplace może to również obejmować usuwanie niestosownych postów lub informacji, na przykład imion i nazwisk pracowników, danych osobowych lub powtarzających się informacji, które są rozpatrywane osobno lub nie są związane z kanałem lub tematem postu, którego dotyczą. Może to również obejmować przeniesienie postu do odpowiedniego „kanału” na Workplace, np. kraju, jednostki biznesowej lub strony tematycznej, gdzie osoby zainteresowane mogą go zobaczyć.
Wreszcie, jeśli dana kwestia została rozwiązana w ramach odpowiedniego procesu, takiego jak proces konsultacji lub składania skarg, i została przekazana bezpośrednio osobom, których dotyczy lub w stosownych przypadkach ich przedstawicielom, firma może, według własnego uznania, zdecydować, że należy usunąć kolejne powtarzające się posty na ten sam temat.
Kupno i sprzedaż na platformie Workplace
Pracownicy GSK i Pracownicy Tymczasowi mogą korzystać z Workplace do wystawiania ogłoszeń z ofertami nowych lub używanych przedmiotów na sprzedaż. Przedmioty te nie mogą naruszać żadnych zasad, wytycznych ani przepisów obowiązujących w danym kraju. Za nieodpowiednie na platformie Workplace uważane są ogłoszenia dotyczące następujących przedmiotów, usług, firm i wydarzeń (lista ta może zostać rozszerzona według uznania GSK i obejmować dodatkowe przedmioty, firmy, usługi lub wydarzenia, które GSK uzna za nieodpowiednie):
• Broń lub broń palna dowolnego rodzaju (w tym amunicja, noże, łuki, wszelka inna broń lub akcesoria, niezależnie od celu i przeznaczenia przedmiotu);
• Kupony na alkohol/drinki;
• Nielegalne używki;
• Leki (na receptę lub bez recepty);
• Artykuły spożywcze;
• Bilety lotnicze;
• Sprzedaż zwierząt (można jednak umieszczać ogłoszenia mające na celu znalezienie nowego domu dla zwierząt bez pobierania jakiejkolwiek zapłaty z tego tytułu);
• Nagrania pirackie;;
• Wszelkie przedsięwzięcia komercyjne, w tym m.in:
o Firmy zajmujące się marketingiem wielopoziomowym (np. Tupperware, Plexus, Mary Kay, Avon), których oferty GSK może usunąć, ponieważ firmy te mogą nie być rozpoznawalne na całym świecie;
o Usługi profesjonalne (np. lekarze, mechanicy, konsultanci, twórcy CV, agenci kredytów hipotecznych, agenci nieruchomości, hodowcy);
o Usługi osobiste (np. opieka nad dziećmi, korepetycje, sprzątanie domów, architektura krajobrazu, odśnieżanie);
o Sprzedaż towarów i produktów wykonanych samodzielnie (np. fotografia, obróbka drewna, robótki ręczne, rękodzieło, biżuteria);
• Sprzedaż, wynajem lub podnajem nieruchomości komercyjnych (można jednak zamieszczać ogłoszenia dotyczące sprzedaży, wynajmu i podnajmu własnej nieruchomości);
• Wszelkiego rodzaju zbiórki pieniędzy, które nie są sponsorowane przez GSK (np. sprzedaż ciasteczek lub innych przedmiotów na rzecz organizacji non-profit, szkoły lub drużyny sportowej; zbiórki pieniędzy na cele polityczne, religijne, edukacyjne lub osobiste; ogłoszenia na GoFundMe i inne dotyczące zbiórki pieniędzy w ramach crowdsourcingu; zaproszenia na wydarzenia lub funkcje związane ze zbiórką pieniędzy);
• Ogłoszenia lub informacje dotyczące wydarzeń, które nie są sponsorowane przez GSK (np. koncerty, imprezy, zawody sportowe, imprezy integracyjne, wydarzenia polityczne, religijne itp.);
• Sprzedaż biletów na wydarzenia (np. koncerty, imprezy, zawody sportowe, imprezy integracyjne itp.) po cenie wyższej niż ich wartość nominalna;
• Wszelkie przedmioty lub usługi pochodzące z nielegalnych źródeł;
• Hazard;
• Serwisy randkowe.
Pamiętaj, że ogłoszenia nie są sprawdzane przez administratora Workplace przed ich opublikowaniem. GSK nie ponosi żadnej odpowiedzialności za poprawność treści zamieszczanych w ogłoszeniach. Każdy użytkownik Workplace ma obowiązek sprawdzenia jakości i wartości przedmiotu przed jego zakupem.
Po sprzedaży przedmiotu lub zakończeniu wydarzenia pracownik zamieszczający ogłoszenie powinien je usunąć.
Ogłoszenia starsze niż 120 dni będą usuwane. Administrator Workplace zastrzega sobie prawo do edytowania lub usuwania ogłoszeń w dowolnym momencie. Treści graficzne mogą podlegać ograniczeniom co do ich rozmiaru. GSK zastrzega sobie prawo do wstrzymania działania platformy Workplace oraz edytowania niniejszych Warunków korzystania z platformy Workplace bez uprzedniego powiadomienia oraz w dowolnym momencie.
Niestosowane ogłoszenia będą zgłaszane do zespołu Employee Relations i mogą prowadzić do podjęcia środków dyscyplinarnych, w tym do rozwiązania umowy.
Oczekuje się, że użytkownicy Workplace będą zgłaszać moderatorowi nadużycia na platformie i/lub nieodpowiednie lub budzące wątpliwości reklamy. Ewentualnie użytkownicy mogą skontaktować się ze swoim przełożonym, działem HR lub anonimowo za pośrednictwem GSK Speak Up.
GSK nie ponosi odpowiedzialności za jakość towarów i usług ani transakcji między kupującymi a sprzedającymi.
Informacje o ochronie prywatności na platformie Workplace GSK
Ostatnia aktualizacja: marzec 2024 r.
GSK zobowiązuje się do ochrony Twojej prywatności. Poniżej przedstawiamy, w jaki sposób GSK przetwarza, gromadzi, wykorzystuje i ujawnia Twoje dane osobowe jako użytkownika Workplace:
1. Jakie dane osobowe gromadzi GSK?
W celu utworzenia konta i profilu użytkownika w Workplace GSK przetwarza następujące informacje:
• informacje podstawowe – takie jak imię i nazwisko (w tym prefiks lub tytuł), MUDID;
• firmowe dane kontaktowe – takie jak służbowy adres e-mail, służbowe numery telefonów; oraz
• dane firmowe – takie jak zawód/stanowisko/rola, lokalizacja biura (w tym kraj), bezpośredni przełożony, dział i oddział. Ponadto GSK gromadzi Twoją nazwę użytkownika i firmowy adres e-mail bezpośrednio od Twojego lokalnego pracodawcy lub spółki stowarzyszonej w momencie przeprowadzania procesu uwierzytelniania jako użytkownika oraz przyznawania dostępu do platformy.
Gdy korzystasz z Workplace, GSK przetwarza również następujące informacje:
• (i) dane techniczne, takie jak: (a) informacje na temat urządzenia, z którego korzystasz w celu nawiązania interakcji z Workplace (w tym niepowtarzalny identyfikator urządzenia, model sprzętu, system operacyjny i wersja oraz informacje o sieci komórkowej) oraz (b) informacje z Twoich wizyt w Workplace (w tym rodzaj używanej przeglądarki i systemu operacyjnego, czas dostępu, przeglądane strony, adresy URL, na które kliknięto, Twój adres IP i strona odwiedzona przed przejściem do Workplace); oraz
• (ii) inne informacje przekazane podczas korzystania z Workplace, rejestrowania konta, uzupełniania lub aktualizacji profilu, tworzenia i udostępniania treści, rozmowy na czacie lub komunikowania się z innymi użytkownikami lub nami, publikowania informacji lub opinii, reagowania na posty innych osób, takie jak: udział w wydarzeniach; zdjęcia/filmy; informacje kontaktowe, opinie i reakcje. Może to obejmować informacje i metadane zawarte w udostępnianych przez Ciebie treściach lub ich dotyczące, takie jak lokalizacja zdjęcia (geolokalizacja) lub data utworzenia pliku.
Pamiętaj, że możesz dowolnie zmieniać swój profil użytkownika, a także przekazywać lub przesyłać informacje, w tym dane osobowe, na Workplace. Zawsze możesz też odmówić przekazania tych informacji. Nie należy udostępniać wrażliwych danych osobowych na Workplace.
Pamiętaj również, że GSK przetwarza treści, wiadomości i informacje przekazywane przez inne osoby podczas korzystania z Workplace. Może to obejmować informacje o Tobie, np. gdy ktoś udostępnia, przesyła lub komentuje film lub zdjęcie przedstawiające Ciebie, wysyła do Ciebie wiadomość albo przesyła, synchronizuje lub importuje Twoje dane kontaktowe.
2. W jaki sposób GSK uzyskuje dane osobowe?
GSK gromadzi dane osobowe podczas monitorowania naszych narzędzi i usług technologicznych, w tym Workplace. W pozostałych przypadkach GSK gromadzi dane osobowe, które zostaną nam przekazane, na przykład w związku ze zmianą profilu użytkownika, w tym udostępnianiem dodatkowych informacji, podczas kontaktowania się z nami, administratorami lub Meta w celu uzyskania wsparcia, podczas przesyłania informacji, publikowania postów, komentarzy, „polubienia” postów lub używania emotikonów.
Jeśli jesteś na przykład pracownikiem kontraktowym, GSK może otrzymać dane kontaktowe od innych osób, w tym pracodawcy lub spółki stowarzyszonej.
Pamiętaj również, że podczas korzystania z Workplace Meta wykorzystuje pliki cookie, znaczniki pikselowe, lokalne obiekty pamięci oraz podobne technologie związane z obsługą Workplace w celu gromadzenia i wykorzystania pewnych informacji o użytkowaniu i funkcjach (np. adresy IP, typy przeglądarek i systemów operacyjnych oraz identyfikatory urządzeń) dotyczących interakcji użytkowników z Workplace. Więcej informacji można znaleźć w Polityce prywatności Workplace, Zasadach dopuszczalnego użytkowania oraz Polityce plików cookie Meta. Czynności te są wykonywane przez Meta zgodnie z jej własnymi zasadami.
3. W jaki sposób GSK wykorzystuje dane osobowe?
GSK wykorzystuje dane osobowe do:
• przeprowadzenia procesu uwierzytelniania podczas uzyskiwania dostępu do Workplace. W tym celu GSK zarejestruje Cię jako użytkownika platformy Workplace;
• utworzenia konta i profilu użytkownika Workplace;
• ułatwiania komunikacji;
• umożliwiania korzystania z technologii, które mogą być niezbędne do włączenia platformy Workplace i korzystania z niej;
• odpowiadania na zapytania lub prośby i rozpatrywania ich;
• przeprowadzania audytu lub analizy danych (Twoich trendów i analiz);
• ulepszania Workplace oraz innych wewnętrznych usług komunikacji i współpracy GSK oraz analizowania, w jaki sposób wykorzystywana jest platforma Workplace, i poprawiania jej wdrażania;
• gromadzenia danych statystycznych, analitycznych, trendów oraz innych danych zagregowanych wysokiego poziomu uzyskanych w związku z korzystaniem przez użytkownika z Workplace w formie, która nie umożliwia bezpośredniej lub pośredniej identyfikacji użytkownika, w celu oceny nastrojów pracowników, pomocy w ulepszaniu Workplace oraz innych wewnętrznych usług komunikacji i współpracy GSK. Ponadto Meta może wykorzystywać te zagregowane dane do ulepszania, wspierania i obsługi Workplace, a także innych produktów i usług Meta oraz rodziny spółek Meta, jak również do tworzenia i rozpowszechniania raportów dotyczących korzystania z takich produktów i usług;
• wypełniania zobowiązań umownych i prawnych, w tym przechowywania treści opublikowanych przez Ciebie w Workplace, które podlegają obowiązkowi przechowywania dokumentów. W razie jakichkolwiek pytań odwiedź Service Now Portal, gdzie możesz przesłać swoje zapytania do zespołu prawnego;
• monitorowania korzystania przez użytkownika z Workplace w celu zapewnienia zgodności z zasadami GSK i obowiązującymi przepisami prawa;
• przekazywania danych osobowych użytkownika na warunkach określonych w niniejszych Informacjach o ochronie prywatności;
• publikowania w produktach ogłoszeń dotyczących funkcji związanych z Workplace;
• w zakresie niezbędnym do udostępnienia Workplace użytkownikom, w powiązanych celach związanych ze wsparciem i ulepszaniem Workplace, GSK lub Meta mogą wykorzystywać, kopiować, przechowywać, przesyłać, modyfikować, wyświetlać, wykonywać i tworzyć dzieła pochodne na podstawie informacji przesłanych do Workplace, które mogą zawierać dane osobowe; oraz
• tworzyć i zapisywać ich kopie zapasowe.
4. Na jakiej podstawie GSK wykorzystuje dane osobowe?
GSK wykorzystuje dane osobowe na następujących podstawach:
• w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów GSK, takich jak pomoc GSK w obsługiwaniu i ulepszaniu naszych kanałów komunikacji, aby nasza komunikacja z użytkownikami była bardziej adekwatna i spersonalizowana, a także wydajna i skuteczna;
• w celu spełnienia określonych obowiązków prawnych i regulacyjnych GSK; oraz
• na podstawie otrzymanej zgody w przypadkach, gdy jest to wymagane przez lokalnie obowiązujące przepisy prawa.
O ile wymagają tego lokalne przepisy prawa, wyrażając zgodę na niniejsze Warunki użytkowania i uzyskując dostęp do Workplace, wyraźnie udzielasz zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych przesłanych na platformę Workplace i przetwarzanych za jej pośrednictwem. Udzielasz również zgody na przekazywanie Twoich danych osobowych poza granice Twojego kraju, jak opisano w Warunkach użytkowania i niniejszych Informacjach o ochronie prywatności.
5. Jak długo GSK będzie przechowywać dane osobowe?
GSK będzie przechowywać dane osobowe tak długo, jak będzie to konieczne do realizacji celów opisanych powyżej. GSK będzie przechowywać dane osobowe również wtedy, gdy będzie to konieczne ze względu na postępowanie prawne lub dochodzenie z udziałem GSK. W Workplace stosuje się obowiązek przechowywania dokumentów, który ma pierwszeństwo przed harmonogramami przechowywania danych.
6. Komu GSK udostępnia Twoje dane osobowe?
GSK udostępnia dane osobowe członkom grupy spółek GSK oraz następującym stronom trzecim: (i) Meta Ireland Limited i jej grupie spółek stowarzyszonych (podmioty powiązane Meta), w tym rodzinie spółek Meta aktualizowanej co jakiś czas, która współpracuje z GSK w celu rozwoju i ciągłego ulepszania Workplace; (ii) dostawcom powiązanych usług zakontraktowanych przez GSK, takich jak przechowywanie danych, oraz dostawcom danych; (iii) naszym profesjonalnym doradcom i audytorom; oraz (iv) organom regulacyjnym, rządom i organom ścigania, gdy jest to wymagane.
Listę podmiotów stowarzyszonych i ich lokalizacje można znaleźć pod tym linkiem.
7. Przekazywanie danych osobowych poza kraj pochodzenia
GSK przekazuje dane osobowe poza Europejski Obszar Gospodarczy spółkom stowarzyszonym oraz dostawcom zewnętrznym GSK zgodnie z celami określonymi w niniejszych Informacjach o ochronie prywatności. Dane mogą być przekazywane do krajów, w których konieczne jest wprowadzenie dodatkowych wymogów w celu zagwarantowania ochrony danych osobowych. Ponadto w niektórych z tych krajów mogą obowiązywać przepisy dotyczące prywatności danych, które nie są równoważne z przepisami mającymi zastosowanie do GSK jako administratora danych osobowych w ramach niniejszej usługi ani nie zapewniają takiej samej ochrony jak przepisy obowiązujące w Twoim kraju. Do takich krajów należą Singapur i Stany Zjednoczone.
GSK wdraża odpowiednie środki w celu oceny i zagwarantowania, że dane osobowe użytkowników pozostają chronione i bezpieczne, gdy są przekazywane poza EOG lub kraj pochodzenia użytkownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych i prywatności mającymi zastosowanie w GSK oraz zgodnie z zasadami ochrony prywatności GSK. Działania te obejmują: (i) umowy o przekazywaniu danych wdrażające standardowe klauzule i postanowienia dotyczące ochrony danych oraz (ii) Wiążące zasady korporacyjne GSK. Więcej informacji na temat umów o przekazywaniu danych można znaleźć tutaj, z kolei więcej informacji na temat Wiążących zasad korporacyjnych GSK można znaleźć tutaj.
8. Ochrona danych osobowych
GSK stosuje środki i technologie bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, ujawnieniem, zmianą lub zniszczeniem zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych i prywatności. Ponadto GSK zarządza treściami i danymi osobowymi z zachowaniem poufności odpowiedniej do danego kontekstu, zgodnie z lokalnymi przepisami prawa i po przeprowadzeniu odpowiednich konsultacji.
9. Twoje prawa
YouMożesz aktualizować informacje i treści na swoim profilu Workplace online oraz masz prawo do:
• zapytania GSK o przetwarzanie Twoich danych osobowych, w tym do otrzymania kopii Twoich danych osobowych;
• żądania poprawienia i/lub usunięcia Twoich danych osobowych (usunięcie konta po jego zamknięciu zajmuje zwykle około 90 dni, ale niektóre informacje mogą pozostać w kopiach zapasowych przez wymagany przedział czasu);
• żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych lub wyrażenia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
• żądania otrzymania lub przekazania innej firmie udostępnionych GSK danych osobowych w formie nadającej się do odczytu maszynowego; oraz
• złożenia skargi do lokalnego organu nadzorczego, jeśli naruszono Twoje prawa do prywatności lub jeśli poniosłeś(-aś) szkodę w wyniku niezgodnego z prawem przetwarzania Twoich danych osobowych.
Dane osobowe są przekazywane dobrowolnie i zawsze masz prawo odmówić ich przekazania. Jeśli nie wyrazisz zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych, GSK uszanuje ten wybór zgodnie z naszymi zobowiązaniami prawnymi. Może to wiązać się z brakiem możliwości korzystania z Workplace. GSK może nadal przetwarzać Twoje dane osobowe w zakresie wymaganym przez prawo lub w inny sposób dozwolonym przez prawo, na przykład w związku z naszymi zobowiązaniami wynikającymi z przepisów dotyczących wniosków przesyłanych na podstawie obowiązku przechowywania dokumentów.
Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami za pośrednictwem lokalnego działu HR lub skorzystaj z narzędzi udostępnianych w tym celu w Workplace (na przykład edytując informacje w swoim profilu).
10. W jaki sposób GSK aktualizuje niniejsze Informacje o ochronie prywatności?
Od czasu do czasu GSK będzie aktualizować niniejsze Informacje o ochronie prywatności. Wszelkie zmiany wchodzą w życie w momencie publikacji przez GSK zaktualizowanych Informacji o ochronie prywatności. Ostatnia aktualizacja niniejszych Informacji o ochronie prywatności miała miejscu w dniu „Ostatniej aktualizacji” wskazanej powyżej. W przypadku większych zmian GSK przekaże bardziej widoczne powiadomienie w celu poinformowania o nich.
11. Skontaktuj się z nami
W przypadku pytań lub próśb dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych skontaktuj się z lokalnym przedstawicielem działu HR. Jeśli zauważysz nieodpowiednie treści, możesz zgłosić je administratorowi Workplace online.
12. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych w Workplace jest GlaxoSmithKline Services Unlimited, 980 Great West Road, Brentford Middlesex TW8. Dane kontaktowe naszego inspektora ochrony danych w Wielkiej Brytanii można znaleźć w danych kontaktowych dotyczących prywatności.