Términos de uso de Workplace
Actualización: 2022
Has recibido una invitación para acceder a Workplace, una plataforma propiedad de Meta que GSK pone a tu disposición para facilitar la comunicación y la colaboración entre los empleados, trabajadores complementarios y terceros seleccionados.
Como usuario de Workplace, puedes unirte a los grupos que te resulten más relevantes, consultar las noticias para mantenerte informado, comunicar y compartir información con tus compañeros y miembros del equipo en tiempo real, y colaborar a través de grupos multi-compañía con terceras personas pertenecientes a otras organizaciones seleccionadas.
Aunque Workplace se parece al servicio de Meta que la mayoría usamos en nuestra vida personal, las cuentas de Workplace son distintas de cualquier cuenta personal de Meta. Como se explica en el Aviso de privacidad de GSK, GSK compartirá con Meta información personal específica para crear tu cuenta y tu perfil de usuario de Workplace. Puedes modificar tu perfil de usuario y enviar o subir información adicional, incluida cualquier información personal.
Para mantener la eficiencia de GSK Workplace como canal de comunicación y evitar la duplicación innecesaria de información global, la creación de un grupo de más de 250 personas debe estar sujeta a la autorización formal del Departamento de Comunicación.
GSK se reserva el derecho a cerrar, sin previo aviso, aquellos grupos creados que no respeten esta norma o que se hayan configurado para un uso que infrinja nuestros Términos de uso.
Cualquier información que publiques o compartas a través de Workplace puede ser visible globalmente para GSK y otros usuarios de Workplace. Sigue estos principios cuando utilices Workplace, crees o respondas a algún contenido en Workplace:
1. Escribe correctamente: asegúrate de que lo que publiques o compartas refleje lo que estás pensando y actúa de forma ética evitando malentendidos. Para más información, consulta los principios para escribir correctamente en Nucleus (Intranet) o este artículo en Escribir correctamente en Workplace (Write Right in Workplace).
2. Sé prudente: la información publicada en Workplace debe tratarse como información compartida por la empresa, que puede ser confidencial, pero recuerda que los terceros pueden verla. No publiques o compartas información crítica y sensible (CSI) de GSK (Critical and Sensitive Information), no publiques o compartas enlaces procedentes de fuentes desconocidas o que no sean de confianza que puedan suponer una amenaza para GSK, y no publiques o compartas contenido que incluya o refleje tu propia información personal sensible.
3. Sé inteligente: usa los Code de GSK como guía y cumple las políticas y los procedimientos de GSK, así como las leyes aplicables. Debemos prestar la máxima atención y tener buen criterio al comunicarnos utilizando los canales de la compañía, ya que lo que decimos y hacemos puede atribuirse a GSK. No publiques o compartas contenido que pueda estar sujeto a secretos profesionales y ten presente en todo momento que esta es una plataforma empresarial.
4. Sólo si tienes permiso: publica o comparte solo contenido que hayas creado o sobre el que tengas licencia, derechos o permisos de publicación necesarios del creador original (incluidas las imágenes y los clips de audio o vídeo). Si creas un clip de audio o vídeo, publícalo solo si tienes derecho a usar la imagen, la voz, las declaraciones que se atribuyen y las imágenes de las personas que aparecen. En caso de duda, abstente de publicarlo.
5. Sé respetuoso y profesional: se prohíben las publicaciones , spam repetitivas, excesivas o irrelevantes, así como el contenido acosador, discriminatorio, intimidatorio e inapropiado que infrinja las políticas de GSK o las leyes y normativas locales. Recuerda que lo que publiques o compartas puede mostrarse a una audiencia global.
6. Sé consciente: conserva el contenido que hayas publicado en Workplace que esté sujeto a un Aviso de retención. Si tienes alguna pregunta sobre la retención y conservación de datos, consulta a IGKay o ponte en contacto con LEGAL Preservation-Notice-Questions.
7. Sé inclusivo: Contribuyamos a garantizar que GSK sea un lugar de trabajo inclusiva. En el marco de nuestro compromiso con la accesibilidad, el contenido que publiques debe estar al alcance de todas las personas en GSK. Esto significa, por ejemplo, que todos los vídeos publicados en Workplace deben incluir subtítulos. Workplace tiene la capacidad técnica para proporcionar subtítulos. GSK se reserva el derecho de eliminar cualquier contenido de vídeo que no incluya subtítulos sin previo aviso.
Ten en cuenta que el contenido de Workplace es igual que otros tipos de contenido (como presentaciones o notas) que puedes generar mientras realizas tu trabajo. Por ello, el contenido que creas y publicas en Workplace es propiedad de GSK, puede permanecer en la plataforma y en las copias de seguridad de Workplace, y se podrá acceder a él incluso después de que tu cuenta se desactive o elimine. GSK supervisa la actividad en Workplace, incluyendo los chats privados y los grupos secretos, para proteger la información de GSK, garantizar el cumplimiento de las políticas de GSK, la legislación aplicable y el uso correcto de la plataforma, y para responder a los comentarios o necesidades identificados en los comentarios.
Al usar Workplace, aceptas expresamente seguir todas las políticas aplicables de GSK y tus acuerdos con GSK, así como cumplir estos Términos de uso de GSK Workplace (Workplace Terms of Use) (incluido el Aviso de privacidad de GSK) y las políticas de privacidad (Privacy Policy), uso adecuado (Acceptable Use Policy) y cookies (Cookies Policy) de Workplace de Meta. Ponte en contacto con tu mánager o con RR. HH. si tienes preguntas sobre cómo se aplican las políticas de GSK a Workplace.
GSK puede eliminar sin previo aviso contenidos en Workplace que sean ofensivos, inapropiados o que infrinjan estos Términos de uso. GSK puede modificar estos Términos de uso en cualquier momento y publicar un aviso sobre cualquier modificación importante. El uso continuado de Workplace constituye la aceptación de estos Términos y de cualquier modificación.
GSK también puede revocar el acceso a los usuarios sin previo aviso y someter a moderación a todos los grupos para evitar o detener cualquier incumplimiento de los Términos de uso.
GSK se reserva el derecho a interrumpir Workplace o a editar estas instrucciones para el usuario sin previo aviso y en cualquier momento.
Las publicaciones inapropiadas o el uso de Workplace se reportarán y podrían estar sujetas a medidas disciplinarias, incluido el despido.
Se espera de los usuarios de Workplace que notifiquen el mal uso de este sitio web o los anuncios inapropiados o cuestionables denunciando la publicación ante el moderador. Los usuarios también pueden ponerse en contacto con su mánager, con RR. HH. o, si lo prefieren, contactar de forma anónima con Speak Up de GSK
1. Haz clic en *** o en la flecha hacia abajo de la esquina superior derecha de la publicación, el comentario, el grupo o el chat (cuando veas la pantalla principal en un ordenador) para que aparezca una lista desplegable.
2. Selecciona “denunciar publicación” e indica por qué no quieres ver ese contenido en Workplace. Después, haz clic en Continuar.
Además, GSK anima a todas las personas a denunciar malas conductas y posibles incumplimientos del Código de conducta o de otras políticas o procedimientos de la empresa, así como presuntas infracciones de leyes y normativas. Si ves u oyes algo, Speak Up! . GSK está dispuesta a escuchar. Tal como se describe a continuación, disponemos de varias opciones para la notificación interna a tu mánager, RR. HH., Compliance, Legal y a través de nuestros canales Speak Up.
Coordinación entre los procesos de Relaciones Laborales y Relaciones Industriales
GSK dispone de muchos foros y recursos para que el personal transmita sus preocupaciones formales e informales en relación con su empleo y para que se comunique con la empresa sobre los términos y condiciones o los cambios propuestos. Esto incluye, pero no está limitado a, nuestros foros de información y consulta, nuestra función de relaciones laborales dentro de RR. HH. para gestionar quejas o potenciales infracciones de la política, comités de empresa, sindicatos y representantes reconocidos de los empleados y los distintos canales de Speak Up. Estos foros se rigen por la normativa local y de conformidad con los representantes de los trabajadores y son adecuados para este fin. Por ejemplo, ofrecen garantías procesales y transparencia o confidencialidad, según convenga, a todas las partes implicadas.
En cambio, Workplace se ha diseñado como un amplio canal de comunicación para compartir información dentro de la Empresa. Por descontado, aquí se incluyen las preguntas, las preocupaciones o los comentarios del personal. Sin embargo, Workplace no se ha diseñado como foro o canal para resolver preocupaciones formales o informales relacionadas con el trabajo. Y la empresa no lo trata como tal.
Si un empleado comparte una preocupación en Workplace que es mejor solucionar en otro foro, la empresa tomará las medidas adecuadas para garantizar que se lleve a cabo el proceso adecuado para tratar la preocupación de manera coherente de conformidad con nuestro procedimiento estándar. En función de la naturaleza de la información publicada en Workplace, esto también puede implicar la eliminación de publicaciones o de información que se considere inapropiada, por ejemplo, nombres de miembros del personal o información personal o información repetitiva que se está tratando en otro lugar o que es irrelevante para el canal o el tema de la publicación al que está vinculada. Esto también puede suponer trasladar la publicación a un “canal” de Workplace adecuado, como la página de un país o unidad empresarial o temática determinados, donde las partes afectadas o interesadas la puedan ver.
Por último, una vez abordada una preocupación con el proceso adecuado, como un proceso de consulta o de queja, y comunicada directamente a las personas afectadas, o, si procede, a sus representantes, la empresa, a su entera discreción, puede determinar que se eliminen publicaciones repetitivas subsiguientes sobre el mismo tema.
Comprar y vender en Workplace
Los empleados y trabajadores complementarios de GSK pueden utilizar Workplace para anunciar artículos propios, nuevos o usados, para su venta. Los artículos para su venta no deben infringir las políticas y normas de la empresa, ni tampoco las leyes del país. Los anuncios de los siguientes artículos, servicios, negocios y acontecimientos se consideran inapropiados en Workplace (esta lista puede ampliarse a criterio de GSK e incluir otros artículos, negocios, servicios o acontecimientos que GSK considere inapropiados):
• Armas de fuego o de otro tipo (con inclusión de munición, cuchillos, arcos, armamento diverso o accesorios, independientemente de la intención y el propósito del artículo);
• Vales para el consumo de bebidas alcohólicas;
• Drogas ilegales;
• Medicamentos (con o sin receta);
• Artículos alimentarios;
• Billetes de avión;
• Venta de animales (sin embargo, puedes publicar un anuncio con el que buscar un nuevo hogar para un animal sin compensación económica);
• Grabaciones pirata;
• Empresas comerciales, entre otras:
o Empresas de marketing multinivel (p. ej., Tupperware, Plexus, Mary Kay, Avon, etc.) que GSK tal vez tenga que eliminar porque no estén reconocidas mundialmente;
o Servicios profesionales (p. ej., médicos, mecánicos, consultores, redactores de CVs, agentes hipotecarios, agentes inmobiliarios, criadores, etc.);
o Servicios personales (p. ej., cuidado de niños, clases particulares, limpieza doméstica, jardinería, retirada de nieve, etc.);
o Venta de artículos y productos elaborados personalmente (p. ej., fotografía, carpintería, prendas de punto, artesanía, joyería, etc.);
• Venta, alquiler o subalquiler de inmuebles comerciales (sin embargo, puedes publicar un anuncio para la venta, alquiler o subalquiler de tu vivienda privada);
• Recaudación de fondos de cualquier tipo que no estén patrocinadas por GSK (p. ej., venta de galletas u otros artículos para entidades benéficas, centros escolares o equipos deportivos, colectas para causas políticas, religiosas, educativas o personales; GoFundMe y otros anuncios de crowdsourcing para recaudar fondos, invitaciones a funciones o eventos benéficos, etc.);
• Anuncios o información sobre eventos que no estén patrocinados por GSK (p. ej., conciertos, fiestas, encuentros deportivos, fiestas antes de partidos, eventos políticos, eventos religiosos, etc.);
• Venta de entradas para eventos (p. ej., conciertos, fiestas, encuentros deportivos, fiestas antes de partidos, etc.) a un precio superior al nominal;
• Artículos o servicios ilegales;
• Juegos de azar;
• Servicios de citas;
Ten en cuenta que los anuncios no pasarán por la revisión de un administrador de Workplace antes de publicarse. GSK no acepta ninguna responsabilidad en cuanto a la exactitud del contenido publicado en los anuncios. Cada usuario de Workplace es responsable de confirmar la calidad y el valor de un artículo antes de comprarlo.
Si se ha vendido el artículo o se ha celebrado el evento, el empleado que publicó el anuncio debe eliminarlo.
Se eliminarán los anuncios con una antigüedad superior a 120 días. El administrador de Workplace se reserva el derecho a modificar o eliminar los anuncios en cualquier momento. Las imágenes pueden estar sujetas a restricciones de tamaño.
GSK no asume ninguna responsabilidad en cuanto a la calidad de los productos y servicios, ni en cuanto a las transacciones entre compradores y vendedores.
Aviso de privacidad de GSK Workplace
Última actualización: 2022
GSK se compromete a proteger tu privacidad. Así es como GSK procesa, recopila, usa y divulga tu información personal como usuario de Workplace:
1. ¿Qué información personal recopila GSK?
Para crear tu cuenta y perfil de usuario en Workplace, GSK procesará la siguiente información personal:
• tus datos básicos, como el nombre (incluido el puesto o el tratamiento), MUDID;
• información de contacto corporativa, como la dirección de correo electrónico del trabajo, los números de teléfono del trabajo; y
• datos corporativos, como tu ocupación, puesto o función, la ubicación de tu oficina (incluido el país), tu manager, departamento y división. GSK también obtiene tu nombre de usuario y tu dirección de correo electrónico corporativa de tu filial local de GSK o compañía asociada al autenticarte como usuario o cuando accedes a la plataforma.
Cuando utilices Workplace, GSK también procesará la siguiente información:
• (i) datos técnicos como: (a) la información sobre el dispositivo que usas para interactuar con Workplace (incluido el identificador de dispositivo único, el modelo de hardware, el sistema operativo y la versión, así como la información de la red móvil), y (b) la información de tus visitas a Workplace (incluido el tipo de navegador y sistema operativo que utilizas, las horas de acceso, las páginas visitadas, las URL a las que has accedido, la dirección IP y la página que visitaste antes de acceder a Workplace); y
• (ii) otra información que proporciones cuando utilices Workplace, te registres para obtener una cuenta, completes o actualices tu perfil, crees o compartas contenido, chatees o te comuniques con otros usuarios o con nosotros, publiques información u opiniones, reacciones a las publicaciones de otros usuarios, como la asistencia a eventos; fotos o vídeos, información de contacto, opiniones y reacciones. Esto puede incluir información y metadatos sobre el contenido que proporcionas, como la ubicación de una foto (geolocalización) o la fecha de creación de un archivo.
Ten en cuenta que puedes modificar tu perfil de usuario o bien enviar o subir información en Workplace, incluida cualquier información personal, y que siempre puedes decidir no hacerlo. No debes compartir información personal sensible en Workplace.
Ten en cuenta también que GSK procesa el contenido, las comunicaciones y la información que otros usuarios proporcionan al usar Workplace. Esto puede incluir información sobre ti, como cuando algún usuario comparte, sube o comenta un vídeo o una foto tuya, te envía un mensaje o sube, sincroniza o importa tu información de contacto.
2. ¿Cómo obtiene GSK tu información personal?
GSK recopila tu información personal cuando supervisamos nuestras herramientas y servicios tecnológicos, incluido Workplace. GSK también recopila tu información personal cuando tú nos la proporcionas, por ejemplo, cuando modificas tu perfil de usuario e incluyes información adicional, cuando te pones en contacto con nosotros, con los administradores o con Meta para obtener ayuda o cuando subes información, publicas algo, haces comentarios, le das a “me gusta” en publicaciones o usas emoticonos.
Es posible que GSK reciba tus datos de contacto a través de otras personas, como tu filial o compañía asociada, si, por ejemplo, eres un trabajador complementario.
Ten en cuenta también que cuando utilizas Workplace, Meta recopila y utiliza determinada información funcional y de uso (por ejemplo, direcciones IP, el tipo de navegador y de sistema operativo e identificadores de dispositivos) sobre cómo los Usuarios interactúan con Workplace mediante el uso de cookies, etiquetas de píxeles, objetos de almacenamiento local y tecnologías similares para proporcionar Workplace. Consulta la Política de privacidad de Workplace (Workplace Privacy Policy), la Política de uso adecuado (Acceptable Use Policy) y la Política de cookies (Cookies Policy) de Meta para obtener más información. Meta lleva a cabo estas actividades según sus propias políticas.
3. ¿Cómo utiliza GSK tu información personal?
GSK utiliza tu información personal para:
• autenticarte cuando accedes a Workplace. Para ello, GSK te creará un usuario de la plataforma Workplace;
• crear tu cuenta y perfil de usuario de Workplace;
• facilitar la comunicación;
• permitirte usar las tecnologías que podrían ser necesarias para habilitar y usar Workplace;
• responder y tratar tus consultas o solicitudes;
• auditar o analizar datos (tendencias e insights);
• ayudarnos a mejorar Workplace y otros servicios internos de comunicación y colaboración de GSK, así como a averiguar cómo se usa Workplace y mejorar su adopción;
• recoger datos estadísticos, analíticas, tendencias y otros datos agregados de alto nivel derivados de tu uso de Workplace de un modo que no se te identifique directa o indirectamente, para evaluar el punto de vista de los empleados y mejorar Workplace y otros servicios internos de comunicación y colaboración de GSK. Meta también podría usar estos datos agregados para mejorar Workplace y otros productos y servicios de Meta y el grupo de empresas de Meta (Meta Family of Companies), controlar sus operaciones y prestar asistencia, así como para crear y distribuir informes sobre el uso de dichos productos y servicios;
• cumplir las obligaciones contractuales y legales, como conservar el contenido que hayas publicado en Workplace y que esté sujeto a un aviso de retención. Si tienes alguna pregunta, ponte en contacto con Legal Preservation-Notice-Questions@gsk.com;
• monitorizar tu uso de Workplace para garantizar el cumplimiento de las políticas de GSK y la legislación aplicable;
• transferir tu información personal según los términos establecidos en este aviso de privacidad;
• realizar anuncios sobre Workplace y sus funcionalidades;
• para facilitarte el uso de Workplace, con fines relacionados con la asistencia y mejora de Workplace, GSK o Meta pueden usar, copiar, almacenar, transmitir, modificar, mostrar, realizar y crear trabajos derivados de la información subida en Workplace, que puede contener información personal; y
• crear y mantener copias de seguridad.
4. ¿Qué criterios aplica GSK para utilizar tu información personal?
GSK utiliza tu información personal siguiendo estos criterios:
• para satisfacer los intereses legítimos de GSK, como ayudarnos a gestionar y mejorar nuestros canales de comunicación, hacer que nuestras comunicaciones contigo sean más relevantes y personalizadas, y lograr que sean eficientes y efectivas;
• para cumplir determinadas obligaciones legales y normativas del grupo GSK; y
• de acuerdo con tu consentimiento, cuando lo exija la legislación local.
Cuando lo exija la legislación local, al aceptar estos términos de uso y acceder a Workplace, das tu consentimiento expreso para el tratamiento de tu información personal subida a Workplace y procesada mediante la plataforma. También das tu consentimiento para la transferencia de tu información personal fuera de tu país, tal como se describe en los términos de uso y en este aviso de privacidad.
5. ¿Durante cuánto tiempo conserva GSK tu información personal?
GSK conservará tu información personal mientras sea necesario para cumplir los fines descritos anteriormente. GSK también conservará tu información personal cuando necesite hacerlo en relación con una acción legal o una investigación en la que GSK esté involucrada. En Workplace se aplican avisos de retención que anulan las programaciones de conservación de datos.
6. ¿Con quién comparte GSK tu información personal?
GSK comparte tu información personal con los miembros del grupo de empresas de GSK y con los siguientes terceros: (i) Meta Ireland Limited y sus empresas afiliadas, incluido el grupo de empresas de Meta (Meta Family of Companies) actualizado de forma periódica, que colaboran con GSK para desarrollar y mejorar continuamente Workplace; (ii) los proveedores de servicios relacionados, como la conservación de datos, y los proveedores de sistemas contratados por GSK; (iii) nuestros asesores y auditores profesionales; y (iv) los organismos reguladores, gobiernos y fuerzas de seguridad, cuando sea necesario.
Consulta este enlace para ver una lista de nuestras empresas afiliadas y sus ubicaciones.
7. Transferencia de tu información personal fuera de tu país de residencia
GSK transfiere tu información personal fuera de tu país de residencia conforme a los fines que se indican en este aviso de privacidad. Esas transferencias pueden incluir países en los que es necesario establecer requisitos adicionales para garantizar la protección de tu información personal. Además, algunos de esos países pueden tener leyes de privacidad de los datos que no son equivalentes a las aplicables a GSK como controlador de la información personal o tan garantistas como las de tu país de residencia. Algunos de esos países son Singapur y Estados Unidos.
GSK implanta las medidas adecuadas para evaluar y garantizar que tu información personal siga estando protegida y a salvo cuando se transfiera fuera del Espacio Económico Europeo (EEE) o de tu país de residencia, de acuerdo con las leyes de protección y privacidad de los datos aplicables a GSK. Entre estas medidas, se encuentran: (i) acuerdos de transferencia de datos que incluyen las cláusulas y disposiciones tipo de protección de datos, y (ii) las normas empresariales vinculantes de GSK. Puedes encontrar más información sobre las cláusulas contractuales estándar aprobadas por la Comisión Europea aquí, y sobre las normas empresariales vinculantes de GSK aquí.
8. Protección de tu información personal
GSK utiliza una serie de medidas y tecnologías para ayudar a proteger tu información personal del acceso, uso, divulgación, alteración o destrucción no autorizados, de acuerdo con las leyes vigentes de protección y privacidad de los datos. GSK también gestiona el contenido y la información personal con controles de confidencialidad adecuados al contexto, de acuerdo con las leyes locales y tras realizar las consultas pertinentes.
9. Tus derechos
Puedes actualizar tu información de perfil y contenido de Workplace online y puedes tener derecho a:
• solicitar información a GSK sobre el tratamiento de tus datos personales y pedir una copia de esos datos;
• solicitar la rectificación o eliminación de tu información personal (una cuenta suele tardar unos 90 días en borrarse tras su cierre, pero es posible que se conserve información en las copias de seguridad durante un periodo de tiempo razonable);
• solicitar la limitación del tratamiento de tu información personal u oponere a ese tratamiento;
• solicitar la recepción o la transmisión a otra organización, en formato para lectura automática, de los datos personales que has proporcionado a GSK; y
• presentar una reclamación ante una autoridad supervisora si se infringen tus derechos de privacidad o si has sufrido algún perjuicio debido al tratamiento ilícito de tu información personal.
Se te da la opción de compartir información personal con nosotros y siempre puedes decidir no seguir haciéndolo. Si te opones al tratamiento de tu información personal, GSK respetará tu decisión de conformidad con tus obligaciones legales. Esto podría significar que no puedas usar Workplace. GSK puede continuar procesando tu información personal en la medida en que lo exija o lo permita la ley, por ejemplo, en relación con nuestras obligaciones con las reglas sobre solicitudes de notificación de preservación.
Si deseas ejercer tus derechos, ponte en contacto con el responsable de RR. HH. o accede a las herramientas proporcionadas por Workplace para este fin (por ejemplo, editando la información de tu perfil).
10. ¿Cómo actualiza GSK este aviso de privacidad?
GSK actualizará este aviso de privacidad periódicamente. Los cambios se harán efectivos cuando GSK publique el aviso de privacidad revisado en Workplace. Este aviso de privacidad se actualizó por última vez en la fecha de la “Última actualización” (Last Updated) que se indica más arriba. Si los cambios son importantes, GSK incluirá un aviso destacado para indicarte cuáles son.
11. Ponte en contacto con nosotros
Si tienes preguntas o peticiones sobre el tratamiento de tu información personal, ponte en contacto con RR. HH. Si ves contenido inapropiado, puedes enviar comentarios específicos online al administrador de Workplace.
12. Responsable del tratamiento de datos
GlaxoSmithKline Services Unlimited, 980 Great West Road, Brentford Middlesex TW8, es el responsable de tu información personal en Workplace. Para ponerte en contacto con nuestro responsable de protección de datos, consulta Información de contacto sobre privacidad (Privacy contact information).