Workplace の使用条件
あなたは Workplace に招待されています。Workplace は Meta が所有し GSK が提供する、従業員、嘱託スタッフ、および一部の第三者機関の間でビジネス コミュニケーションと連携を促進するためのコラボレーションとコミュニケーション プラットフォームです。
Workplace ユーザーとしてご自身と最も関連性の高いグループに参加し、ニュース フィードから最新情報を取得したり、同僚やチーム メンバーと情報をリアルタイムに共有・伝達したり、複数の企業グループによる一部の第三者組織のメンバーと共同作業を行うことができます。
Workplace は私たちの多くが日常的に使用している Meta のサービスに似ているように見えますが、Workplace アカウントは Meta の個人アカウントとは異なります。GSK のプライバシーに関する通知でも説明されているとおり、GSK は Workplace の ユーザー アカウントとユーザー プロファイルを作成するために、具体的な個人情報を Meta と共有します。ユーザー プロファイルを変更し個人情報を含む追加情報を送信またはアップロードするかどうかは、完全に任意です。
GSK Workplace が有効なコミュニケーションチャンネルとして機能し、全体的な情報の不要な重複を避けるために、250 名を超えるグループを作成する場合は、コミュニケーションチームからの正式な承認を得なければなりません。
GSK はこの規則を尊重せずに作成されたグループ、または本使用条件に適合しない使用を目的として設定されたグループを通知なしに閉鎖する権利を有します。
Workplace に投稿またはシェアされた情報はすべて、GSK および他の Workplace ユーザーに広く開示される場合があります。Workplace を使用する場合や Workplace で資料を作成したり Workplace 上の資料に反応したりする場合は、以下の原則に従ってください。
1. 正確に記す: あなたが倫理的に考え行動していることが投稿またはシェアされる内容に誤解の余地のなく反映されているようにしてください。追加の手引きは、Nucleus (Intranet) の正確に記す原則または [Workplace で正確に記す (Write Right in Workplace)]。
2. 安全を期す: Workplace に掲載された情報は社内で共有される情報として事実上機密として扱われる場合がありますが、第三者に開示される可能性があることを覚えておいてください。GSK の 重要情報および極秘情報 (Critical and Sensitive Information) (CSI) を投稿したりシェアしたりしてはいけません。GSK を脅威にさらす可能性がある不明な、または信頼できないリンクを投稿したりシェアしたりしてはいけません。あなたの極秘個人情報を含んだり反映したりするような内容を投稿したりシェアしたりしてはいけません。
3. 賢明に対処する: GSK の 行動規範 (Code) を指針として使用し、GSK の方針と手順、および適用法を遵守してください。社内チャネルを利用してコミュニケーションをとるときは、私たちの言動が GSK に帰する可能性があるので、全員が注意を払い、適切に判断をしなければなりません。特許情報を含む可能性がある内容を投稿したりシェアせず、これがビジネス プラットフォームであるということを常に念頭においてください。
4. 公正に対処する: ご自身が作成しているコンテンツ、または公開に必要なライセンスや権利を取得済み、または元の作者からコンテンツを公開することに対する許可を取得済み (画像やオーディオまたはビデオ クリップを含む) であるコンテンツのみを投稿またはシェアしてください。オーディオやビデオ クリップを作成した場合は、取り上げられている個人の画像、声、声明および肖像を使用する権利がある場合にのみ、投稿してください。不明点がある場合は、投稿を控えてください。
5. 敬意を払う: プロフェッショナルであること、敬意を払うことを心がけてください。GSK のポリシーまたは現地法および規制に違反する、ハラスメント、スパミング、チャンネルへの反復した、過剰な、または不適切な投稿、いじめ、荒らし、差別またはその他不適切なコンテンツは禁止されています。あなたが投稿またはシェアした内容は世界中の聴衆によって閲覧される可能性があることを念頭においてください。
6. 配慮する: Workplace への投稿が記録保存通知の対象となっている場合は、そのコンテンツを保持してください。情報を保管または保持することに関する質問がある場合は、 IGKay または EGAL Preservation-Notice-Questionsにお問い合わせください。
7. 多様性を受け入れる: GSK が確実にインクルーシブな職場であるためには、私たち全員が役割を果たす必要があります。利用しやすさを追求する取り組みの一環として、皆さんから投稿されたコンテンツは、GSK のすべての人がアクセスできるものでなければなりません。たとえば、Workplace に投稿されるすべての動画にはクローズドキャプションを含める必要があります。Workplace は、クローズドキャプションを提供する機能を備えています。GSK は、は、クローズドキャプションが含まれていない動画コンテンツを警告なしに削除する権利を留保します。
Workplace のコンテンツは、業務中に他の方法で作成することがある他のタイプのコンテンツ (プレゼンテーションやメモなど) のようなものです。そのため、あなたが作成して Workplace 上で投稿したコンテンツは GSK の所有物であり、あなたのアカウントが無効化されたり終了された後でも Workplace プラットフォームやバックアップに残り、利用できる可能性があります。GSK はプライベート チャットや秘密グループを含む Workplace の活動を監視し、GSK の情報を保護し、GSK ポリシー、適用法、およびプラットフォームの適切な使用方法を遵守しているようにし、あなたのコメント中で返答したりコメントが必要であると識別して反応します。
Workplace を使用する場合は、適用されるすべての GSK ポリシーおよび GSK との合意に従うことに明示的に同意し、これらの GSK Workplace の使用条件 (GSK Workplace Terms of Use) (GSK のプライバシーに関する通知を含む)、 Meta の Workplace プライバシー ポリシー (Meta's Workplace Privacy Policy)、受け入れ可能な使用に関するポリシー (Acceptable Use Policy) および Cookie ポリシー (Cookies Policy)に従うものとします。Workplace に対してどのように GSK のポリシーが適用されるかについての質問は、上司か人事部 (HR) に連絡してください。
GSK は、Workplace 上のコンテンツのうち攻撃的、不適切、または本使用条件に違反しているものを事前に通知することなく削除することがあります。GSK は、これら使用条件をいつでも更新でき、重要な更新に関する通知を掲載する場合があります。ユーザーは、Workplace を引き続き使用することで、本使用条件および更新に同意したものとみなされます。
GSK は事前の通知なしに Workplace においてユーザーの使用を一時停止する、または使用条件を防止、停止するためにすべてのグループを削除する権利を有します。
GSK は事前の通知なしに Workplace の中断またはユーザーガイドラインを編集する権利を有します。
不適切な投稿は Employee Relations へ報告され、懲戒処分の対象となり、それには最大で解雇を含みます。
Workplace ユーザーはモデレーターへ報告を投稿して、本サイトの悪用や不適切、疑わしい広告について報告することを期待されています。あるいはユーザーは自分のマネージャーや人事部へ連絡することもできますし、ご希望の場合は GSK Speak Up へ匿名で連絡することもできます。
1. 該当する投稿、コメント、グループまたはチャット (デスクトップ上のメインスクリーンで表示する場合) 内の *** または「下向き矢印」をクリックすると「ドロップダウン」リストを表示します。
2. 「投稿を報告する」を選択し、Workplace 上で表示してほしくない理由を記入し、続けるをクリックします。
さらに、GSK では全員に対して 企業行動指針 や当社のポリシーや手順に違反する可能性のある行為、法律や規制に違反する疑いのある不正行為について率直に話すよう奨励しています。何か見たり聞いたりしたら、
声を上げましょう (say something)、 GSK はいつでも皆さんの声に耳を傾けます。後述のとおり、上司、HR、コンプライアンス、法務、および Speak Up チャンネルを含む内部報告の選択肢が多数あります。
従業員との関係および労働関係プロセスの調整
GSK では、従業員が雇用に関連する非公式または公式な懸念事項を提起し、会社と諸条件や希望の変更について協議するためのフォーラムやリソースが数多く用意しています。これらには、情報、コンサルテーションフォーラム、苦情または潜在的な条件の違反を取り扱う HR 内の従業員関係機能、労使協議会、組合、認定された従業員代表者、および多彩な声を上げるチャンネルを含みますが、これに限られません。これらのフォーラムは現地法や従業員代表者との合意で創り上げられたものであり、目的に合致しています。たとえば、参加するすべての集団に対して適正手続きおよび透明性や守秘義務を適切に提供します。
反対に、Workplace は社内で情報を共有する幅広いコミュニケーションチャンネルとして設計されています。もちろん、これには従業員の質問、懸念、または従業員へのフィードバックを含みます。しかし、Workplace は雇用に関する非公式または公式な懸念事項を解決するためのフォーラムまたはチャンネルとして設計されていません。そして会社も、そのような役割としてみなしません。
他のフォーラムで解決することが適切な懸念事項を従業員が Workplace 上に提起した場合、会社は適切な手順を講じて、懸念事項を取り扱うための適切なプロセスが標準的なプロセスに従って一貫した方法を踏んでいるようにします。Workplace に投稿された情報の性質によって、不適切な内容の投稿または情報を削除することも含みます。たとえば、氏名または個人情報、または他の場所で記載されているまたはチャンネルやリンクされた投稿のトピックスに不適切な重複した情報などがあります。これには、国、ビジネス単位、時事問題に関するページなどの Workplace 内の適切な「チャンネル」へ投稿を移動することを含み、その投稿に影響がある、または興味を持つ個人が閲覧できるようにします。
最後に、懸念事項が、コンサルテーションや苦情プロセスなど適切なプロセスで対処され、そして影響を受けた個人または適切な個人と直接協議すると、適切な場合は担当者、会社の判断により、同じトピックスに関するそれ以降の反復する投稿を停止を決定する場合があります。
Workplace 上の売買
Workplace は、GSK 従業員や嘱託スタッフが新品または中古の個人所有品を販売する目的で使用することができます。販売品はいかなる会社ポリシー、ガイドラインまたは国の法律も犯してはいけません。下記の商品、サービス、ビジネス、イベントの宣伝は Workplace 上で不適切と考えられます (このリストは GSK の裁量によって拡大し、GSK が不適切とみなす商品、ビジネス、サービスまたはイベントが追加される場合があります):
• あらゆる武器または小型武器 (商品の意図目的に関わらず、弾薬、ナイフ、弓矢、その他武器類やそれらのアクセサリ)
• アルコール飲料/飲料の金券
• 違法薬物
• 医薬品 (処方薬または非処方薬)
• 食料品
• 航空券
• 動物の販売 (しかし動物の新しい住みかを探す金銭の授受がない内容の広告を投稿することは許可される)
• 違法録音商品
• 商業的企業のすべて (これには次のものが含まれますが、これらに限定されるものではありません):
o あらゆる程度のマーケティングビジネス (Tupperware、Plexus、Mary Kay、Avon など) は、GSK がこれらのビジネスが広く認知されていないので削除する必要がある場合があります。
o プロのサービス (医師、技術師、コンサルタント、履歴書ライター、貸付代理店、不動産代理店、ブリーダーなど)
o 個人サービス (託児、個人指導、掃除、造園、除雪など)
o ハンドメイド製品、手作り品の販売 (写真、木工品、編み物、クラフト、宝飾品など)
• 販売目的の不動産販売、リースまたはサブリース (あなた自身の自宅の販売、リース、サブリースに関する投稿は許可されます)
• GSK が主催しないすべてのファンドレイジング (非営利団体、学校やスポーツチーム向けのクッキーや他の商品の販売、政党、宗教団体、教育団体または個人のファンドレイジング、GoFundMe や他のクラウドソーシングのファンドレイジングに関する広告、ファンドレイジングのイベントや団体への招待状など)
• GSK が主催しないイベントに関する広告や情報 (コンサート、パーティー、スポーツの試合、テールゲートパーティー、政党イベント、宗教イベントなど)
• イベントのチケット (コンサート、パーティー、スポーツの試合、テールゲートパーティー等) の正規価格より高額での販売
• 不法な商品やサービスのすべて
• ギャンブル
• 出会い系サービス
広告類は投稿する前に Workplace の管理者による確認がされないことにご注意ください。GSK は投稿された広告の内容の正確さに関して、いかなる責任も負いません。Workplace ユーザーの皆さんそれぞれの責任において商品の品質と価値について購入前に確認してください。
商品が売れたり、イベントの開催日時が過ぎたりした場合は投稿した従業員はその広告を削除してください。
投稿から 120 日を経過したものは削除されます。Workplace 管理者はすべての広告をいつでも編集したり削除する権利を有しています。画像コンテンツはサイズ制限の対象となる場合があります。
GSK Workplace のプライバシーに関する通知
[最終更新日: 2022]
GSK はあなたのプライバシーを守るよう全力で取り組みます。以下には GSK がどのようにして Workplace のユーザーであるあなたに関する個人情報を取り扱い、収集し、使用し、開示するかについて記載されています。
1. GSK はあなたのどの個人情報を収集しますか？
Workplace 上でアカウントとユーザープロフィールを作成する目的で、 GSK は下記の情報を取り扱います:
• あなたの基本情報 - 氏名など (氏名の敬称や職名を含む)、MUDID、
• 社内連絡先情報 - 社用電子メールアドレス、社用電話番号、および
• 社内での詳細 - あなたの職名/身分/役割、オフィスの所在地 (国を含む)、ラインマネージャー、部および部門。GSK は、あなたをユーザーとして認証した時点またはあなたがプラットフォームへアクセスした時点で、現地 GSK 雇用主または関連会社から直接あなたのユーザー名および企業用電子メールアドレスを収集します。
Workplace を使用すると、 GSK は下記の情報も扱います:
• (i) 下記の技術的データ:(a) Workplace とやり取りするときに使用するデバイスに関する情報 (固有デバイス識別子、ハードウェアモデル、オペレーティングシステムとバージョン、およびモバイルネットワーク情報)、および (b) Workplace へあなたが訪問したことから得られる情報 (ブラウザの種類、使用するオペレーティングシステム、アクセス回数、閲覧したページ、クリックした URL、IP アドレス、Workplace へ移動する前に訪問したページ)、および
• (ii) Workplace を使用時、アカウントへのサインアップ時、プロフィールを記入または更新時、コンテンツを作成またはシェアしたとき、他のユーザーや私たちとチャットなどで連絡をしたとき、情報や意見を投稿したとき、他人の投稿へ反応したときの他の情報 (イベントへの出欠、写真/動画、連絡先、意見や反応など) に提供した他の情報。これには、写真の場所 (ジオロケーション) やファイルが作成された日付など、あなたが提供したコンテンツに関するまたは内在する情報やメタデータが含まれる可能性があります。
Workplace上にユーザープロフィールを変更する、または個人情報を含む情報を提出したりアップロードしたりすることは完全に任意であり、いつでもこれらをやめることができることに注意してください。Workplace 上では機密個人情報をシェアしないでください。
Workplace を使用する際、GSK は他人が提供するコンテンツ、コミュニケーションや情報を編集することにも注意してください。これには、他人があなたの動画や写真をシェア、アップロードする場合やそれらにコメントする場合、あなたにメッセージを送信する場合、あなたに連絡先情報をアップロード、同期、インポートする場合の情報を含むことがあります。
2. GSK はあなたの個人情報をどのように入手しますか？
GSK は、Workplace を含む当社のテクノロジー ツールやサービスをモニタリングする際にあなたの個人情報を収集します。そのため、GSK はあなたの個人情報をあなたが提供する時に収集します。たとえばユーザープロフィールを修正する、情報を追加するとき、私たちまたは管理者、または Meta にサポートを依頼するとき、
情報をアップロード、投稿、コメント、投稿に「いいね」するまたは顔文字を使用するときです。
GSK は、あなたの雇用主またはあなたが嘱託スタッフの場合は関連会社などの他人をとおしてあなたの連絡先詳細を知り得るかもしれません。
また、Workplace の使用時に Meta は、Workplace を提供するにあたり、cookies、ピクセルタグ、ローカルストレージオブジェクトや類似テクノロジーを使用して、ユーザーがどのように Workplace へアクセスするかについての特定の処理上および機能上の情報 (IP アドレス、ブラウザ、オペレーティングシステムの種類およびデバイスの識別子) を収集し使用することにも注意してください。追加の情報については、 [Workplace プライバシー ポリシー (Workplace Privacy Policy)] 受け入れ可能な使用に関するポリシー (Acceptable Use Policy) および Cookie ポリシー (Cookies Policy) を参照してください。これらのアクティビティは、Meta が独自のポリシーに基づいて実施しています。
3. GSK はあなたの個人情報をどのように使用しますか？
GSK はあなたの個人情報を以下のとおりに使用します:
• あなたが Workplace へアクセスするときの認証。この目的では、GSK は Workplace プラットフォーム上であなたをユーザーとして作成します
• Workplace アカウントとユーザープロフィールを作成します
• コミュニケーションを円滑にする
• Workplace を使用する際に必要であると考えられるテクノロジーの使用を許可します
• あなたの質問やリクエストに返答したり、解決したりします
• データを調査したり分析します (あなたの傾向や見識)
• Workplace と他の GSK 内部コミュニケーションとコラボレーションサービスの向上と Workplace がどのように使用されているかを理解し、普及に役立てます
• 直接または間接的にあなたを特定しない形での Workplace の使用から得られた統計学的データ、アナリティクス、トレンドおよびその他高度な集合データの収集し、従業員の感情を評価します。Workplace やその他 GSK の内部コミュニケーションおよびコラボレーションサービスの向上に役立てます。この集合データは、Workplace や Meta のその他製品やサービス、および Meta の関連企業の向上、サポート、稼働のために使用され、これらの製品やサービスの使用に関するレポートを作成し配布するために Meta によっても使用される可能性があります
• Workplace への投稿が記録保存通知の対象となっている場合は、そのコンテンツを保持することを含み、契約および法的義務を遵守します。情報を保管または保持することに関する質問がある場合は、Legal Preservation-Notice-Questions@gsk.com にお問い合わせください
• Workplace の使用をモニタリングして、GSK のポリシーと適用法を遵守しているようにします
• 本プライバシーに関する通知で規定された条項に関するあなたの個人情報を移行します
• Workplace に関する特徴や機能に関する製品告知を行います
• Workplace を提供するために必要な範囲で、関連するサポートおよび Workplace、GSK または Meta の向上の目的で、Workplace にアップロードされた情報のうち個人情報を含む可能性があるものの使用、複製、保存、移管、修正、表示、実施および二次的著作物を作成します、また
• バックアップを作成し保持します。
4. GSK はあなたの個人情報を何に基づいて使用しますか？
GSK はあなたの個人情報を以下に基づいて使用します:
• GSK の正当な利益のため、すなわち、GSK が私たちのコミュニケーション チャネルを稼働し向上させる助けになる、私たちのコミュニケーションをあなたにとってより便利で自分独自のものにするためになる、そしてそれらを効率的で有効にする目的など
• GSK が特定の法律と規制の遵守し、
• 現地法で必要な場合はあなたの同意に沿います。
現地法で必要な場合、この使用条件に同意して Workplace にアクセスすることによって、あなたは Workplace を介してあなたの個人情報をアップロードし、処理することに明確に同意したことになります。使用の条件とこのプライバシーに関する通知に記載されているとおり、あなたは個人情報を国外へ移送することに同意したことにもなります。
5. GSK はあなたの個人情報をどの期間保管しますか？
GSK はあなたの個人情報を上記目的を達成するために必要な限り保持します。GSK は法的行動または GSK に関する調査に関連する対応が必要な場合のためにあなたの情報を保持します。情報保持の通知は Workplace にも適用され、情報保持スケジュールを優先します。
6. GSK は誰との個人情報を共有しますか？
GSK は、あなたの個人情報を GSK グループ企業と以下の第三者と共有します。(i) Meta Ireland Limited およびその関連企業グループ (Meta の提携会社)、これには日々更新される Meta の関連企業 を含み、GSK と協力し、Workplace を開発し継続的に向上させます、(ii) GSK が契約した、データ保持やシステムサプライヤーなどの関連サービスのサプライヤー、(iii) 当社プロのアドバイザーと監査員、および(iv) 必要に応じて規制当局、政府、警察当局。
当社提携会社とその所在地は、この リンク を確認してください。
7. 個人情報の居住国から国外への移送
プライバシーに関する通知に記載されている目的に従って、あなたの個人情報は GSK によってあなたの居住国外へ移送されます。これらの移送先には、あなたの個人情報が保護されることを保証するために追加の必要要件がある国も含まれます。さらに、個人情報の管理者である GSK が適用している規定、またはあなたの居住国の法と同等の保護効力を持たないプライバシーに関する法律を制定している国もあります。それらの国の中には、シンガポールや米国が挙げられます。
GSK は欧州経済地域 (EEA) またはあなたの居住国外へデータが移送された場合、GSK で適用されるデータ保護およびプライバシーに関する規定に従って、適切な措置を講じてあなたの個人情報が保護され安全であるよう評価しそれを確実にします。これらの措置には以下を含みます:(i) 標準的なデータ保護条項および定めを含むデータ移送に関する合意、さらに、(ii) GSK の拘束力のある企業ルール、およびデータ移転に関する情報の詳細は こちらで確認いただけます。GSK の拘束力のある企業ルールに関する情報の詳細は こちらで確認いただけます。
8. あなたの個人情報を保護します
GSK は、適用されるデータ保護およびプライバシー法に準じてセキュリティ対策とテクノロジーを使用して認証されないアクセス、使用、開示、変更、破壊からあなたの個人情報を保護します。GSK は、適切な助言を求めたあと、現地法に準じてコンテンツと個人情報をその内容に適した機密保持コントロールで管理します。
9. あなたの権利
あなたは Workplace のプロフィール情報およびオンラインコンテンツをアップデートすることができ、以下の権限を有している場合があります:
• GSK に対してあなたの個人情報の取り扱いについて質問する。これにはあなたの個人情報のコピーの提供が含まれます
• あなたの個人情報の修正および/または削除を依頼する (アカウントを閉鎖してからアカウントが削除されるまで通常約 90 日かかりますが、一部の情報はある一定期間バックアップのコピーに残る可能性があります)
• 個人情報の取り扱いの規制を依頼する、またはその取扱いに反対する
• あなたが GSK へ提供した個人情報が他の組織への移送された控えを機械で読み取り可能な形式で依頼する、および
• あなたのプライバシーの権利が侵害されるまたはあなたの個人情報が不法に取り扱われる結果、損害を被る場合、現地管轄当局へ訴える。
あなたには、私たちと個人情報を共有する選択肢がありますが、いつでも情報を共有しないことを選択することができます。あなたの個人情報の取り扱いに反対する場合、GSK は当社法的義務に従ってその選択を尊重します。これは、あなたが Workplace を使用することができない、ということです。GSK は、必要な範囲、または法によって許可される範囲であなたの個人情報の取り扱いを継続します。たとえば、情報保持の通知のルールに基づき私たちの果たす義務に関することが含まれます。
あなたの権利を使用できるか確認したい場合、現地人事担当に連絡することによって私たちにお知らせいただくか、Workplace 上にあるこれを実行するツールへアクセスできます (たとえば、プロフィール情報を編集する)。
10. GSK はどのようにしてこのプライバシーに関する通知を更新しますか？
時々、GSK はこのプライバシーに関する通知を更新します。あらゆる変更が有効になる際に、GSK は Workplace 上でプライバシーに関する通知の改訂を投稿します。このプライバシーに関する通知の最終更新日は上記「最終更新」日のとおりです。重要な変更が生じる場合、GSK はより事前の通知を行い、変更についてお知らせします。
11. 連絡してください
あなたの個人情報の取り扱いに関して質問や依頼がある場合は、現地人事代理人を通して連絡してください。不適切なコンテンツを発見した場合、オンラインで Workplace 管理者へ具体的なコメントを報告することができます。
12. データ管理者
GlaxoSmithKline Services Unlimited, 980 Great West Road, Brentford Middlesex TW8、が Workplace 上でのあなたの個人情報の管理者です。英国データ保護幹事へ連絡する場合、 プライバシー連絡情報 で詳細を確認してください。